ХДС – Счета

Product_Invoice1

Ускорьте процесс работы со счетами в вашей компании

Автоматизация работы со счетами в компаниях может существенно сократить время, затрачиваемое на их утверждение, и увеличить общую производительность сотрудников.

Решение ХДС – Счета автоматизирует получение, направление на утверждение, отслеживание и оплату счетов от поставщиков. В зависимости от специфических потребностей клиента можно активировать различные опции. Систему можно интегрировать в приложение ХДС – Закупки или во внутренние ERP-системы либо использовать автономно.


Как работает ХДС – Счета:

  • Сканирование: сканирование и отправка поступающих счетов на сервер ХДС через специальное приложение.
  • Индексирование: поступающие в систему счета индексируются, а затем направляются на утверждение.
  • Утверждение: менеджеры одобряют или отклоняют счета, а затем формируется ведомость утверждения.
  • Оплата: после одобрения генерируется отчет об оплате в заданном клиентом формате, который может быть загружен на компьютер.

Преимущества использования ХДС – Счета

Уменьшение времени на ввод данных

Автоматическое распознавание символов позволяет подготовить бухгалтерские проводки, что экономит время на ручной ввод данных.

Уменьшение времени на утверждение счетов

Автоматизированный процесс позволяет управлять утверждением счетов через Интернет. Можно направлять возражения относительно расходов, а вопросы решать непосредственно в системе. Регулярные уведомления и обновления статуса позволяют держать бухгалтеров и других участников в курсе хода осуществления процесса.

Отслеживаемость и соответствие требованиям

Все шаги в процессе утверждения документируются, что обеспечивает полное соответствие налоговому законодательству и отслеживаемость в целях учета и проверки.

Быстрое и надежное закрытие бухгалтерских проводок

Для более точного прогнозирования фактических или ожидаемых доходов расчет начисленных сумм производится на любом этапе процесса утверждения счетов.

Ускорение всего процесса утверждения счетов

Безбумажные процессы ускоряют утверждение за счет автоматического направления заданий и подтверждающих документов соответствующим сторонам. Автоматические напоминания и автоматическая передача вопросов на более высокий уровень обеспечивают своевременное утверждение.

Основные функции ХДС – Счета

Автоматическое распознавание реквизитов счетов (ОРС – оптическое распознавание символов)

Автоматический поиск реквизитов счетов, таких как наименование поставщика, номер счета, дата выставления счета, сумма счета, и их загрузка в систему для создания ссылок на счета и дальнейшего анализа.

Соотнесение с заказами на закупку

Соотнесение счетов с заказами на закупку, выявление расхождений и утверждение расхождений. Можно использовать автономно или совместно с ХДС – Закупки.

Процесс утверждения

Процессы утверждения адаптированы в соответствии с правилами авторизации. Уведомление о новых счетах автоматически направляется всем участникам процесса, что позволяет задавать вопросы и получать ответы, передавать вопросы на более высокий уровень в отсутствие менеджера, отслеживать статус счета и осуществлять доступ к отсканированным изображениям. Возможность отслеживания и доступа к истории сообщений.

Электронный архив

Архивирование всех отсканированных счетов в формате PDF или TIF с возможностью их поиска, извлечения и вывода на печать.

Соотнесение со счетами

Соотнесение счетов с заказами на закупку при совместном использовании с приложением ХДС – Закупки.

Увидеть в действии