ХДС – Ресепшн

Product_Mail-Manager1

Автоматизируйте управление почтой

В современном мире многие компании сталкиваются с проблемой чрезмерного количества почты. Управление корреспонденцией – входящими и исходящими письмами, посылками, электронными сообщениями и факсами – может стать непростой задачей.

ХДС – Ресепшн представляет собой SaaS-решение для управления почтой, которое позволяет автоматизировать регистрацию и обработку всей корпоративной почты. Оно не только обеспечивает простой процесс организации всей корреспонденции, но также позволяет отслеживать и архивировать ее. Попрощайтесь с потерянными письмам и посылками!


Как работает ХДС – Ресепшн:

  • Вся входящая электронная корреспонденция вносится в систему в приемном отделении компании или сканируется и загружается в систему напрямую.
  • Автоматически генерируется уведомление (которое отправляется адресату)
  • Сотрудник распознает категорию полученного письма, например, рекламация от клиента, запрос коммерческого предложения или письмо из государственного органа.
  • В зависимости от категории письма система требует от пользователя выбрать следующее действие и человека, которому поручено его выполнение.
  • Ни одно письмо не останется без ответа. Это способствует увеличению удовлетворенности клиентов, уменьшает риски и сокращает количество упущенных коммерческих возможностей.
  • Кроме того, регистрируются также и все исходящие письма и посылки. Направляется уведомление в курьерскую компанию, а все расходы на доставку должным образом отслеживаются в системе. В конце месяца система соотносит доставленные отправления, указанные в счете, со всеми отправлениями, зарегистрированными в компании.

Преимущества использования приложения по управлению почтой

Отслеживаемость, архивирование и отсутствие потерянной почты!

Сканирование всех писем, электронных сообщений и входящих факсов с вложениями и внесение их непосредственно в систему для архивирования через Интернет. Автоматическая отправка уведомления на электронную почту адресату после регистрации документа или посылки.

Подробное описание функций

Управление письмами, электронными сообщениями, факсами, входящими посылками

Управление корреспонденцией, архивирование, отправка зарегистрированных документов и автоматическое уведомление адресата о доставке. Система позволяет задавать посылкам определенные параметры, например, приоритетность, отдел и т.д.

Обзор workflow

После регистрации корреспонденции в системе можно задать статус каждому объекту, узнать время его обработки, перепоручить задачу другому сотруднику по истечении заданного периода задержки.

Автоматическое ведение электронного архива

Отсканированные документы можно просматривать и отправлять коллегам для подписания в установленный срок. Все документы и сопутствующая информация помещаются в архив на платформе, а в дальнейшем к ним можно легко получить доступ для ознакомления или вывода на печать через Интернет.

Создание документов из готовых шаблонов

Шаблоны официальных писем по формату и варианту доставки, в том числе по факсу, электронной почте или в распечатанном виде.

Возможность использования электронной подписи для исходящих отправлений

Подпишите каждый исходящий документ, используя электронную подпись или сертификат компании. HDS Courier поддерживает большинство известных форматов электронной подписи и соответствует всем европейским законам о её использовании, в том числе для счетов.

Отчеты и статистика
Доступ к отчетам и статистическим данным по всем зарегистрированным документам с разбивкой по источнику, статусу или времени обработки.
Индексирование и поиск

Пользователи могут осуществлять поиск по архивам документов, используя ключевые слова и другие фильтры.

Увидеть в действии