ХДС-Контракты

Product_Contract1

Управляйте процессом заключения договоров просто и безопасно

Система электронного документооборота позволяет компаниями сократить сроки и уменьшить количество ошибок в процессе подготовки и обработки договоров. Неоспоримая польза для отделов продаж и закупок при заключении новых сделок. ХДС-Контракты позволяет управлять всем процессом – созданием, обновлением, одобрением и безопасным хранением договоров любого типа.

Два международные компании уже используют ХДС-Контракты:
– Merck использует ХДС-Контракты для управления договорами ГПХ со специалистами сферы здравоохранения.
– Schneider Electric использует ХДС-Контракты для управления коммерческими договорами с клиентами и бизнес-партнерами.

Преимущества автоматизации одобрения договоров

Эффективность

Системы электронного документооборота ускоряют процесс одобрения договоров и исключают человеческие ошибки, которые часто возникают при ручных операциях.

Гарантия одобрения договоров

Возможность быстро направлять договоры на утверждение и получать одобрение ответственных лиц в онлайн режиме уменьшает риск начала взаимодействия с контрагентами без подписанного договора.

Прозрачность

Менеджеры четко видят, на какой стадии процесса одобрения находится каждый договор, что позволяет им лучше контролировать работу своих команд и статус проектов.

Юридически одобренная форма

Для всех договоров используется стандартная форма, утвержденная юридическим отделом. Все изменения требуют предварительного одобрения соответствующими менеджерами.

Преимущество для отделов продаж, закупок и кадров

Уменьшает время одобрения договоров и устраняет «пробки», присущие ручным процессам одобрения. Это позволяет быстро подписать договор и приступить к его выполнению в срок.

Соответствие правилам

Обеспечивает обязательное рассмотрение договора и одобрение согласно политикам компании. Формирует электронную историю документа для внутреннего контроля и налоговых аудитов. В случае судебного разбирательства обеспечивает быстрый онлайн доступ к договорам.

Гибкость

Возможность составления нескольких стандартных форм договоров в зависимости от канала продаж, услуг, продукции, систем скидок, бонусов и т.д.

Отчеты и архивирование

Автоматически генерирует стандартные отчеты с перечнем договоров, наименованием контрагентов, дат подписания, сроков действия и т.д. Электронный архив договоров с печатями и подписями.

Напоминания об окончании срока действия договоров

Уменьшает потребность в контроле срока действия договоров. Ответственные сотрудники заблаговременно информируются об истечении договора путем отправки автоматических уведомлений.

Дополнительные характеристики

  • Процесс одобрения по продукту, сотруднику, отделу и т.д.
  • Несколько стандартных шаблонов договоров.
  • Настраиваемый процесс для управления исключениями.
  • Массовая загрузка и вывод договоров на печать.
  • Использование физической подписи и физической печати для подписания договора.
  • Календари с функцией напоминания об окончании срока действия договора.

Увидеть в действии