Политика по персональным данным

Общие положения

Политика обработки персональных данных (далее — Политика) компании Hamilton (далее – Компания) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в Компании персональных данных, функции Компании при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в Компании требования к защите персональных данных.

Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в Компании вопросы обработки персональных данных работников.

Принципы и цели обработки персональных данных

Компания осуществляет обработку персональных данных работников, состоящих с ней в трудовых отношениях.

Обработка персональных данных осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

  • Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
  • Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
  • Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
  • Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
  • При обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. В Компании принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;
  • Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
  • Обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Перечень персональных данных, обрабатываемых в Hamilton

Перечень персональных данных, обрабатываемых в Компании, определяется в соответствии с законодательством с учетом целей обработки персональных данных.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни в Компании не осуществляется.

Компания осуществляет следующие функции при обработке персональных данных:

  • Принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства и локальных нормативных актов Компании в области персональных данных;
  • Принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
  • Назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Компании;
  • Издает локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в Компании;
  • Публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
  • Сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей;
  • Прекращает обработку и уничтожает персональные данные.

Условия обработки персональных данных в Hamilton

Обработка персональных данных в Компании осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Компания без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законом.

Компания вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке.

Доступ к обрабатываемым в Компании персональным данным разрешается только работникам, занимающим должности, включенные в перечень должностей структурных подразделений администрации Компании.

Перечень действий с персональными данными и способы их обработки

Компания осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Обработка персональных данных в Компании осуществляется следующими способами:

  • Неавтоматизированная обработка персональных данных;
  • Автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
  • Смешанная обработка персональных данных.

Права субъектов персональных данных

Субъекты персональных данных имеют право на:

  • Полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых в Компании;
  • Доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законом;
  • Уточнение своих персональных данных;
  • Отзыв согласия на обработку персональных данных;
  • Принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав.

Меры, принимаемые Компанией для обеспечения выполнения обязанностей при обработке персональных данных:

  • Назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в Компании;
  • Принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
  • Организация обучения и проведение методической работы с работниками Компании;
  • Получение согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
  • Обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах;
  • Обеспечение раздельного хранения персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных;
  • Установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны;
  • Хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • Осуществление внутреннего контроля.

Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами Компании, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Компании.