Групповые поездки

Product_Events1

Контролируйте расходы групповых поездок и мероприятий!

Многие компании регулярно организуют групповые поездки, маркетинговые и образовательные мероприятия для сотрудников и/или бизнес-партнеров. Такие виды бизнес-деятельности требуют управление большим и часто сложным бюджетом, а также являются многозадачным процессом: от определения состава участников и составления программы до работы с поставщиками и организации логистики…

ХДС – Групповые поездки автоматизирует контроль бюджета и фактических расходов, централизованное планирование мероприятий и поездок, процесс одобрения со стороны руководства, проверку выполнения политик компании.


Как работает решение:

  • Подготовка мероприятия/поездки: регистрация мероприятия/поездки в системе (название, вид, цель, даты, место, ответственные лица, количество участников, программа, сопутствующие материалы и т.д.). Например, фармацевтические компании обязаны в соответствии с требованиями законодательства предоставлять определенные виды документов для подтверждения выполнения установленных норм и правил.
  • Управление бюджетом: после регистрации мероприятия/поездки в системе и загрузки необходимых скан-копий документов составляется общий предварительный бюджет, который складывается из нескольких категорий расходов, например: проезд, проживание, питание, трансфер, аренда конференц-зала и оборудования, членские взносы и т.д. Также рассчитывается бюджет на одного участника.
  • Утверждение предварительного бюджета: мероприятие/групповая поездка отправляется в системе на согласование ответственным менеджерам в соответствии с установленными правилами компании. Менеджеры имеют возможность просмотреть скан-документы, задать вопросы организатору, запросить дополнительную информацию.
  • Бронирование и организация: после одобрения со стороны руководства система автоматически формирует заявки на туристические услуги и отправляет туроператорам для бронирования услуг и уточнения предварительного бюджета. Инициатор имеет возможность изменить бюджет по результатам полученных коммерческих предложений. Изменение бюджета повторно одобряется.
  • Фактические расходы: после проведения мероприятия / завершения поездки организатор загружает данные о фактических расходах, полученные от турагентств. Система формирует историю мероприятия/поездки, а также отчет по бюджету и фактическим расходам.
  • Отчетность: онлайн отчетность с консолидированными данными по мероприятиям/поездкам.

Онлайн управление групповыми поездками – преимущества

Контроль бюджета

Полная информация о мероприятии/поездке формируется на этапе планирования. Обязательное согласование предварительного бюджета до размещения заказов на услуги у турагентств. Загрузка информации о фактических расходах на основании счетов. Автоматическое сравнение бюджета и факта по окончании мероприятия/поездки. Отражение расходов по центрам затрат и другим аналитикам.

Прозрачный организационный процесс

Поездки/Мероприятия заранее планируются и утверждаются руководством. Автоматический контроль лимитов по видам расходов, их превышению по категориям и в разрезе на одного участника. Онлайн реестр заявок и отчетность.

Эффективный бизнес-процесс

Гибкие инструменты workflow позволяют быстро настроить сложные многоуровневые процессы согласования внутри компании. Электронная авторизация, статусы, эскалация, делегирование полномочий, оповещения по электронной почте значительно сокращают время сотрудников на организацию, согласование и коммуникацию.

Соблюдение правил и норм

Автоматический контроль обеспечивает соблюдение законодательных норм и корпоративных политик, что особенно важно для компаний, работающих в жестко регламентированных отраслях, как например: фармацевтика и медицина. Формирование полного электронного досье мероприятия/поездки оптимизирует работу по подготовке данных для внутренних и внешних аудитов.

Увидеть в действии

Client Testimonial

At Johnson&Johnson in Russia, over $10M is spent annually on pharmaceutical events. Five years ago, before using HDS Event Expenses, organizing, getting approvals and remaining fully compliant was part of a complicated workflow process. Within the first year of using Event Expenses, the benefits were clear. Having visibility as to how money was being spent on events allowed managers to better control the budget and led to significant savings of time and money. As cost allocations are done on a per product basis and often multiple products are introduced at a single event, each product now has its own approval matrix. Event Expenses allows for up to 10 approval levels and product variances can easily be set up in the system. Finally, the biggest advantage was achieving full compliance: all FCPA audits for pharmaceutical events were passed with flying colors.