Mail Manager

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Automatisez la gestion du courrier

Dans le monde ultra-connecté qui est le nôtre, la surcharge de courrier est un problème courant. La gestion des correspondances, lettres entrantes et sortantes, colis, e-mails et fax, peut représenter un véritable défi.

HDS Mail Manager est une solution de gestion du courrier en mode SaaS qui automatise l’enregistrement et le traitement de l’ensemble du courrier de l’entreprise. Elle ne se contente pas de fournir un processus simple d’organisation de toutes les correspondances, elle permet également la traçabilité et l’archivage. Dites adieu à la perte de courriers ou de colis !


Fonctionnement de Mail Manager :

  • À sa réception, chaque e-mail, lettre, fax ou colis est enregistré dans le système par le service réception de l’entreprise ou scanné et téléchargé directement dans l’application.
  • Un message de notification est automatiquement envoyé au destinataire.
  • Il est demandé aux utilisateurs de déterminer le type de courrier reçu, par exemple, réclamation client, demande de devis ou lettre de l’administration publique.
  • En fonction du type de courrier, le système demande à l’utilisateur de choisir la prochaine action et la personne qui en est chargée.
  • Chaque lettre exige une réponse ou une action. Cela favorise la satisfaction des clients, réduit l’exposition aux risques et les pertes d’opportunités commerciales.
  • De plus, toutes les lettres et colis sortants sont enregistrés. L’entreprise de livraison des plis et colis est informée et tous les coûts de livraison sont enregistrés dans le système. À la fin du mois, le système rapproche les livraisons déclarées dans la facture et toutes les livraisons enregistrées en interne.

Avantages

Traçabilité totale et archivage : plus aucun courrier perdu !

Numérisez tous les e-mails, lettres et fax entrants, y compris les pièces jointes, directement dans le système, pour un archivage en ligne. Le logiciel envoie automatiquement au destinataire un e-mail de notification lorsqu’un document ou un colis est enregistré.

Fonctionnalités détaillées

Gestion des lettres, e-mails, fax, colis entrants

Le logiciel gère et archive toutes les correspondances de l’entreprise, envoie les documents enregistrés et informe automatiquement le destinataire de la réception ou livraison. Le système permet d’attribuer certains paramètres à un colis, par exemple la priorité ou le service demandé.

Etat d’avancement

Lorsqu’un objet est enregistré dans le système, vous pouvez modifier son état, connaître sa date de traitement et réaffecter la tâche à une autre personne si le délai prévu a expiré.

Archivage électronique automatique

Les documents numérisés peuvent être examinés et transmis à des collègues pour la réalisation d’une action donnée, dans un délai fixé. Tous les documents et les informations liées sont archivés sur la plate-forme et facilement accessibles en ligne (consultation ou impression).

Production de documents à partir de modèles prédéfinis

Une bibliothèque de modèles de courriers peut être constituée, disponible en plusieurs formats et options de livraison, fax, e-mail ou lettre imprimée.

Options de signature électronique pour le courrier sortant

Signez chaque document sortant avec la signature électronique ou le certificat de l’entreprise. HDS Mail Manager prend en charge la plupart des formats de signatures électroniques connus et se conforme à toutes les législations européennes de signature électronique.

Rapports et statistiques

Accédez aux rapports et aux statistiques de tous les documents enregistrés en fonction de leur source, de leur état ou du délai de traitement.

Classement et recherche

Les utilisateurs peuvent rechercher des documents archivés à l’aide de mots-clés et d’autres critères dans le cadre de leurs droits d’accès.