Les règles de conformité

Des règles internes et externes comme guides pour l’entreprise

Dans le monde des affaires, de la même manière que dans le monde du sport, les règles définissent une base commune pour les joueurs. Elles jouent le rôle de guides pour que les entreprises adoptent des pratiques justes et celui de cadres pour les affaires courantes des employés. Les règles des affaires sont complexes et évoluent rapidement, de manière à répondre aux changements des marchés. La non-connaissance des règles peut entraîner la prise de mauvaises décisions et exposer l’entreprise à de graves risques.

Connaître les règles – limiter l’exposition aux risques

Les politiques et procédures permettent à une entreprise d’établir ses règles et de mener son activité. Elles constituent une partie essentielle du processus décisionnel quotidien. Les règles internes déterminent la politique de déplacement de l’entreprise – qui voyage en classe business ? Quels sont les budgets déplacement maximums ? Quel est le plafond de dépenses pour les repas ? Mais elles servent également de guide pour le choix des fournisseurs – quels fournisseurs sont acceptables ? Quels sont leurs tarifs établis ? Comment pouvons-nous monter une offre pour un nouveau fournisseur ? La mise en place d’un ensemble de règles est motivée par la nécessité de contrôler les coûts, d’optimiser les processus et d’aider l’entreprise à mieux fonctionner.

Par ailleurs, les règles externes sont composées d’un ensemble complexe de lois, directives et politiques en constante évolution et variables suivant les pays. Les règles peuvent découler des règlementations fiscales – qu’est-ce qui est considéré comme une dépense professionnelle ? Quels sont les plafonds acceptables ? Mais elles peuvent aussi être affectées par la mise en application de nouvelles règlementations, parfois inattendues – quelle politique doit être mise en place pour respecter la FCPA aux États-Unis ? Comment garantir la conformité avec la « Sunshine Act » au Royaume-Uni ? Quelles sont les contraintes amenées par l’Article 13.3 en Russie ? Et ce ne sont là que quelques exemples. La gestion des exigences de conformité peut s’avérer coûteuse pour une entreprise, mais l’ignorance des règles peut exposer cette entreprise à des problèmes liés à la responsabilité, ainsi qu’à des sanctions civiles ou pénales.

Ainsi, comment une entreprise peut-elle limiter son exposition aux risques, tout en optimisant son processus décisionnel au quotidien ?

Créer une modélisation numérique des règles

Les solutions Hamilton prennent en considération les différentes politiques et procédures – internes et externes – auxquelles les entreprises doivent s’astreindre pour rester conformes, et les modélisent dans une application pilotée par paramètres. Dans les grandes lignes, il s’agit du modèle numérique d’un environnement d’affaires qui prend en compte les règles et est capable de réaliser une analyse automatique au cours du processus décisionnel et d’informer le client de ce qui est autorisé et de ce qui ne l’est pas. De plus, la modélisation numérique sur la plate-forme permet le traçage complet de tous les documents et échanges dans les processus opérationnels, les signatures électroniques et l’historique complet des transactions, pour garantir une conformité totale.

Bien évidemment, nous sommes conscients du fait que chaque règle a ses exceptions. C’est pourquoi les solutions Hamilton permettent aux entreprises de contrôler ce qui peut être géré automatiquement et ce qui nécessite une personnalisation selon les spécificités de l’entreprise.

Conclusion

Grâce à la modélisation des règles, les solutions Hamilton aident les entreprises à limiter leur exposition aux risques tout en optimisant le processus décisionnel. Les dirigeants connaissent ainsi les règles du jeu et peuvent se concentrer sur le développement de leurs affaires.

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