HDS aide Adecco à réduire ses coûts et améliorer la productivité de son service paie

Automatisation de la distribution des fiches de paie

L’entreprise

Adecco est un des leaders des solutions complètes d’externalisation dans le domaine de l’informatique, du conseil aux entreprises, des services de recrutement et des solutions de main-d’œuvre temporaire. Adecco embauche pour les plus grandes entreprises de différents secteurs, ainsi que pour des projets de services internes. Il emploie environ 33 000 personnes dans 60 pays.

La problématique

En tant que prestataire de services RH et de solutions d’externalisation, Adecco envoie des milliers de fiches de paie chaque mois à tous ses employés. Le processus d’édition et de diffusion papier était non seulement chronophage, mais également coûteux. L’entreprise devait trouver le moyen d’envoyer toutes ses fiches de paie en une journée sans engager de frais importants, tout en réduisant lalourdeur de gestion des documents. Les fiches de paie étant confidentielles, le processus devait se plier à des normes de sécurité élevées. Tout cela a incité Adecco à demander l’aide d’un professionnel dans ce domaine.

Adecco apprécie l’expertise et la facilité de mise en œuvre des solutions de HDS. L’entreprise s’en est donc adressée à HDS pour analyser son processus et proposer une solution de fiche de paie électronique.
La solution

HDS est un leader reconnu des solutions de SaaS. Ses applications permettent d’accroître l’efficacité des processus des entreprises et la productivité des services. Elles font appel aux dernières technologies et à une sécurité de pointe, associées à une interface utilisateur conviviale. Elles permettent de réduire les coûts.

Pour traiter le problème d’Adecco, HDS a recommandé une application SaaS (Software as a Service) qui s’intègre de manière souple avec les systèmes de paie, à savoir la plate-forme sécurisée d’échange de document électronique de HDS. Cette plate-forme gère le téléchargement sécurisé, la livraison et l’archivage des documents. Les expéditeurs sont identifiés sur la plate-forme par leur nom (indiqué lors de la création du compte) et une signature électronique. Le système – dans sa version ePayslipTM, permet l’importation et la diffusion en masse de toutes les fiches de paie en un clic; il intègre immédiatement les protocoles de sécurité et les coordonnées du destinataire. Tous les documents et leur historique sont conservés sur la plate-forme. Les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie électroniques par le biais de leur compte et Adecco conserve la trace détaillée de toutes les transactions et activités.

Étant donné la nature privée et sensible des documents qu’ils contiennent, tous les produits HDS ont été certifiés ISO 9001 (pour le management de la qualité) et ISO 27001 (pour la sécurité de l’information) par Bureau Veritas. HDS a également proposé à Adecco une assistance multilingue des utilisateurs, adaptée à ses horaires de fonctionnement, et une équipe de gestion de projet expérimentée a été mise en place.

Les résultats

La mise en œuvre de la solution de HDS représentait un faible risque financier pour Adecco. Grâce à la souplesse du système et avec l’aide des experts de HDS, Adecco a pu être opérationnel presque immédiatement. Dès les premiers mois, il a constaté que le temps de préparation et de distribution des fiches de paie avait considérablement diminué. Au cours des mois suivants, le délai de distribution n’a cessé de se réduire, les utilisateurs s’étant habitués à l’interface et ayant facilement adopté le nouveau processus. Dans l’ensemble, l’optimisation et l’automatisation de ce nouveau processus dématérialisé ont réduit les coûts de 60 %. Cette solution Web, proposée et mise en œuvre par HDS, confère à Adecco une image de modernité par rapport à ses concurrents.

« Dès le départ, HDS nous a accompagnés dans la mise en place du nouveau processus de livraison des fiches de paie électroniques, depuis l’analyse et la conception, jusqu’à l’assistance et au déploiement du système. La solution a été facilement adoptée par notre équipe et nos utilisateurs et nous avons rapidement constaté des économies et des gains de temps. Nous recommandons chaleureusement HDS et son application ePayslip. »

Alexander Nikolov
Directeur financier

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