HDS permet à MSD Pharmaceuticals de réduire ses coûts, d’améliorer sa productivité et de se mettre en conformité

Processus automatisé de gestion des notes de frais et des déplacements

L’entreprise

Merck Sharp & Dohme (MSD) est une filiale du géant pharmaceutique Merck & Co., Inc., qui pèse 48 milliards de dollars et emploie 86 000 personnes dans plus de  140 pays. La filiale MSD, qui n’en est qu’à ses débuts, s’est rapidement retrouvée avec des milliers d’employés répartis dans plusieurs filiales, entités juridiques et bureaux et des processus manuels très coûteux en temps et en énergie pour gérer ses opérations.

La problématique

En six mois, MSD devait mettre en place des processus métier pour améliorer la productivité du service chargé de gérer les déplacements pour réduire les frais de déplacement, et pour se mettre en conformité en interne avec la politique et les règlements du groupe et en externe avec les exigences légales et fiscales locales. De plus, la solution devait pouvoir être adoptée de manière immédiate par les utilisateurs et avoir un impact minimum sur l’organisation informatique et les ressources de l’entreprise.

La solution

HDS est l’un des leaders des solutions SaaS de gestion des frais de déplacement. En raison de sa connaissance des exigences légales locales et de son expertise technologique dans le secteur pharmaceutique, HDS a été choisi pour mettre en œuvre sa solution électronique de gestion des notes de frais pour MSD.

HDS Expense a automatisé le traitement des notes de frais, ainsi que l’administration et l’autorisation des déplacements professionnels. Le processus est simple et débute par la création d’une note de frais par l’employé. Celle-ci est d’abord validée électroniquement du point de vue de la conformité, puis passe par une série d’approbations, avant d’être traitée par le service comptabilité, qui peut ensuite accéder aux rapports et statistiques analytiques.

Désormais, MSD réalise simplement une revue semestrielle de son processus notes de frais et déplacements et, grâce au moteur agile de gestion des workflows de HDS, elle est capable d’apporter rapidement les modifications nécessaires, en fonction des changements organisationnels, de l’évolution des règles de conformité, des fusions ou acquisitions.

Les résultats

La mise en œuvre de la solution HDS Expense a représenté un risque financier faible pour MSD. En revanche, dès la fin du déploiement, des économies ont été réalisées grâce aux améliorations de productivité, à la réaffectation du personnel administratif à d’autres tâches et à la réduction des coûts.

Parmi les nombreux avantages dont a bénéficié MSD, trois sont particulièrement significatifs :
1. Une conformité totale avec les politiques d’entreprise de MSD, la fiscalité locale et la loi Sarbanes Oxley.
2. Plus de 60 % d’économies mensuelles dans le service administratif.
3. Plus de 20 % de réduction des coûts mensuels grâce à la maîtrise des coûts.

Grâce à sa plate-forme « cloud », l’installation et la maintenance du logiciel sont complètement automatiques, dégageant ainsi l’entreprise de frais et d’investissements supplémentaires.

Investissement limité

  • Pas d’investissement initial important
  • Architecture multi-client
  • Pas de longue phase d’apprentissage
  • Personnalisation facile
  • Accès simple
  • Pas de contraintes de maintenance
  • Assistance utilisateurs
  • Mises à jour régulières