Fuel Cards

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Décuplez les avantages de votre carte de carburant

Gérez et suivez automatiquement les frais de carburant grâce à HDS Fuel Card, la solution idéale pour les grandes flottes de véhicules.


Fonctionnement de HDS Fuel Card :

  • Le personnel achète le carburant dans le réseau de stations-service sélectionné et paie avec la carte de carburant de l’entreprise.

  • Chaque utilisateur déclare son kilométrage.

  • La compagnie pétrolière envoie une facture mensuelle contenant le numéro de carte de carburant, le type de carburant, le volume et le coût.

  • La facture mensuelle est téléchargée vers le système.

  • Les données saisies par le collaborateur sont comparées avec la facture électronique de la compagnie pétrolière.

  • Un administrateur vérifie les données et le système fournit une répartition détaillée par centre de coûts, en vue de l’approbation par les responsables concernés.

  • Le système synthétise alors ces informations.

  • Les opérations comptables automatiques, comprenant l’imputation des coûts, sont préparées et envoyées à votre ERP.

Avantages

Maîtrise des dépenses

Vérifiez les kilométrages et assurez-vous qu’un véhicule d’entreprise est utilisé par le bon employé, en combinant les informations de la facture mensuelle avec le kilométrage déclaré.

Contrôle de la consommation de carburant

Le système utilise le kilométrage et le nombre de litres consommés par employé et calcule la consommation réelle, qu’il compare à la consommation standard du véhicule.

Accélération de la vérification de la facture de carburant

Sans ce système, l’analyse et l’approbation d’une facture qui comporte des centaines de cartes de carburant peuvent demander plusieurs semaines. Le système garantit une analyse, une approbation et un traitement comptable rapides des dépenses. De ce fait, il permet le paiement du fournisseur de carburant dans le respect du délai, ainsi qu’un suivi comptable actualisé des dépenses de l’entreprise.

Simplification du processus comptable

Le système prépare les données comptables et les envoie à votre ERP.

Témoignage client

Afin de se conformer aux exigences fiscales et se faire rembourser la TVA, Merck a besoin de reportings détaillés et fiables des consommations de carburant de sa flotte de plus de 500 véhicules. C’est une dépense importante pour l’entreprise. Le système supprime l’approbation manuelle des déclarations de kilométrage, au profit d’un processus en ligne.