Event Expenses

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Gardez la maîtrise de toutes vos dépenses événementielles

Les entreprises qui organisent fréquemment des événements marketing à grande échelle ont souvent des budgets conséquents à gérer avec de nombreux partenaires : intervenants, logistique, fournisseurs. Dans certains secteurs, tels que l’industrie pharmaceutique, une maîtrise et un suivi complets des dépenses sont essentiels au respect des réglementations et lois locales.

HDS Event Expenses permet une maîtrise totale du budget, une planification centralisée de l’événement et un processus d’approbation clair et totalement conforme. Ce produit convient parfaitement aux entreprises qui organisent de nombreux événements et cherchent à optimiser leurs coûts. De grandes entreprises du secteur pharmaceutique, telles que Merck et Johnson&Johnson utilisent HDS Event Expenses pour mieux maîtriser leurs événements.


Fonctionnement de HDS Event Expenses :

  • Préparation de l’événement : définition du projet (objectif, responsables, justification de l’événement, liste des participants internes et externes, documents d’accompagnement nécessaires). Par exemple, les laboratoires pharmaceutiques, tenus de fournir des informations spécifiques, peuvent entrer tous les documents nécessaires dans le système.
  • Gestion du budget : dès que l’événement a été créé et que tous les documents ont été téléchargés vers le système, le budget est publié et ventilé par catégorie et par participant.
  • Déclaration des coûts et dépenses : les réservations d’hôtel (nombre de chambres et de salles de conférences, avec les coûts et les particularités des chambres, ainsi que les installations et équipements supplémentaires), les tarifs des conférenciers et toute autre dépense sont entrés dans le système.
  • Approbation du budget préliminaire : à l’aide des données saisies, un budget est calculé et un workflow de validation est mis en place. Des questions, portant par exemple sur la présence effective de tous les justificatifs nécessaires à la tenue d’un événement pharmaceutique, peuvent être ajoutées pendant le processus de validation.
  • Planification de l’événement et approbation du budget final : soit l’agence d’événementiel se sert des commandes approuvées pour commencer à organiser l’événement, soit elle propose une contre-offre. Un deuxième processus d’approbation est lancé pour confirmer le budget réel de l’événement.
  • Après l’événement : à la clôture de l’événement, un dossier complet contenant les documents, les justificatifs et toutes les informations de coûts correspondantes est créé et archivé en vue d’un éventuel audit. Ces informations peuvent également servir à vérifier la facture finale de l’agence et être croisées avec les factures papier en cas d’éléments supplémentaires ou d’excédents.
  • Rapports : un rapport consolidé peut être créé par période, liste d’événements, budget par catégorie et par événement.

Avantages

Maîtrise du budget

Gagnez en transparence de vos dépenses, pour un meilleur contrôle du budget réel. Répartissez les coûts individuels entre les multiples centres de coûts.

Vision globale

Ayez une vue d’ensemble de l’événement, grâce à la planification centralisée et la définition du cadre avant le démarrage du projet et le transfert à l’agence d’événementiel.

Gain de temps

Tirez parti de workflows d’approbation clairs et flexibles. Le processus d’approbation est écourté grâce aux alertes, aux états, à la visibilité et aux multiples niveaux d’approbation (jusqu’à 10 possibles).

Conformité totale

Soyez certain que les événements sont totalement conformes à la réglementation et la législation locale et internationale, notamment dans le domaine très réglementé de l’industrie pharmaceutique, et que les documents sont bien classés, pour les contrôles et audits réguliers.

Efficacité renforcée

Gagnez du temps et de l’argent en organisant les événements. HDS Event Expenses est idéal pour les entreprises qui organisent de multiples événements chaque année.

Témoignage client

Chez Johnson&Johnson, plus de 10 millions de dollars sont dépensés annuellement en événements pharmaceutiques. Il y a cinq ans, avant de commencer à utiliser HDS Event Expenses, l’organisation, l’obtention des approbations et le respect de la conformité entraient dans le cadre d’un processus compliqué. Dès la première année d’utilisation de HDS Event Expenses, les avantages ont été manifestes. La transparence des dépenses a permis aux responsables de mieux maîtriser le budget et a permis des économies significatives de temps et d’argent. La répartition des coûts étant effectuée par produit et les événements étant souvent l’occasion de présenter plusieurs produits, chaque produit a désormais sa propre matrice d’approbation. HDS Event Expenses autorise jusqu’à 10 niveaux d’approbation et accepte facilement les variantes entre produits. Enfin, le plus gros avantage de HDS Event Expenses a été la conformité totale des comptes : tous les audits FCPA des événements pharmaceutiques ont été réussis haut la main.