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Dématérialisez les fiches de paie et Réduisez vos frais de gestion

Spécialement conçu pour accélérer le processus de transmission des fiches de paie, HDS ePayslip™ est une application Web qui permet au service paie de simplifier la distribution des fiches de paie au personnel en rendant inutiles les fiches de paie papier.

ePayslip™ renforce la productivité de votre service paie et se conforme aux exigences réglementaires, notamment à la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information. Le cryptage, des données, associé à des protocoles de communication hautement sécurisés permettent l’envoi de fiches de paie électroniques dans le respect des règles. ePayslip™ s’intègre directement à votre système de paie existant.


Principaux avantages d’ePayslip™

  • Intégré à votre système de paie – utilise les formats XML, PDF et autres qui garantissent la conformité légale.
  • Améliore la productivité du service paie – en éliminant les processus papier.
  • Archive automatiquement les fiches de paie – pour les retrouver facilement, et les conserver à long terme, dans le respect de vos obligations de conservation.
  • Canal d’échange sécurisé avec le personnel – utilise des signatures électroniques sécurisées et permet l’envoi d’une notification individuelle lors de la mise en ligne d’une nouvelle fiche de paie.
  • Accessible en tout lieu et à tout moment – utilisable sur place ou à distance en mode «cloud» pour accompagner l’évolution de votre entreprise.
  • Adapté aux pratiques de votre entreprise

Testez ePayslip™ dès aujourd’hui et constatez à quel point il peut faciliter et sécuriser le traitement de la paie. Vous pouvez aussi planifier une rencontre avec un expert ePayslip™.

Avantages des fiches de paie dématérialisées

Economies et respect de l’environnement

Envoyer des fiches de paie électroniques à tous vos employés réduira vos frais postaux, vos frais d’impression et de traitement, éliminera le traitement manuel, coûteux et source d’erreurs, et augmentera la productivité du service paie.

Les fiches de paie ne s’égarent plus

Les fonctionnalités de sécurité, d’archivage et de recherche d’ePayslip™ éliminent les risques pour votre entreprise et votre personnel de perdre une fiche de paie.

Confort et automatisation

Améliore votre rapidité et votre qualité de service grâce à la transmission automatique des fiches de paie électroniques, fondée sur des protocoles standards de communication sécurisée.

Productivité

Distribue les fiches de paie à l’ensemble du personnel en un seul clic, en intégrant les coordonnées des destinataires et les protocoles de sécurité sans opération manuelle superflue.

Confidentialité totale

Toutes les informations sont cryptées et conservées dans le système et seuls l’expéditeur et le destinataire de la fiche de paie peuvent les consulter.. A la différence de fiches de paies envoyées par e-mails ordinaires, les informations sensibles ne sont pas accessibles par les moteurs de recherche, elles ne peuvent pas être lues par effraction et elles sont protégées.

Fonctionnalités

Identification de l’expéditeur de la fiche de paie

La session n’est ouverte qu’après identification de l’utilisateur sur la plate-forme par son login et son mot de passe. L’envoi des fiches de paies n’est possible qu’après que l’expéditeur ait émis sa signature électronique.

Signature électronique

Toutes les fiches de paie doivent être signées par l’expéditeur à l’aide d’une signature électronique. Le destinataire peut ainsi vérifier la signature et s’assurer de l’authenticité et de l’intégrité de tous les documents reçus.

Diffusion de masse

La diffusion en masse de toutes les fiches de paie se fait en un seul clic, intégrant instantanément les protocoles de sécurité et les coordonnées des destinataires.

Intégration avec votre système de paie

Intégré, par le biais d’une interface standard avec tous les systèmes de paie courants. Exporte et importe les fiches de paie de manière sécurisée.

Cryptage des fiches de paie

Normes de sécurité strictes grâce au chiffrement des fiches de paie et au stockage de la clé de cryptage dans le seul ordinateur de l’utilisateur. En cas de perte ou de vol de l’ordinateur, une clé de cryptage de rechange est conservée sur notre serveur et peut être obtenue en suivant un processus d’autorisation spéciale.

Accusé de réception

Le destinataire ne peut accéder à sa fiche de paie et la visualiser qu’après avoir cliqué sur le bouton « accepter le document ».

Archivage

Tous les originaux des fiches de paie, les signatures électroniques et les certificats d’authenticité sont conservés chronologiquement pendant 10 ans ou plus, conformément aux spécificités légales et fiscales en matière de mode et de durée de conservation. Un mécanisme de vérification interne assure les fonctions de recherche et d’archivage adéquates, pour la traçabilité et les audits.

Recherche et récupération

L’archivage automatique et électronique des fiches de paie et des documents associés permet une recherche facile. Vous retrouvez les fiches de paie grâce à une interface Web intuitive.

Possibilité de télécharger toutes les fiches de paie

Les expéditeurs et les destinataires peuvent télécharger et stocker localement tous les messages et documents échangés par l’intermédiaire du système.

Compatibilité

Le système est compatible avec un large éventail de formats, parmi lesquels les formats PDF, XML et TIFF.

Valeur probante

En cas de litige, le système fournit une preuve juridique conforme aux législations de l’UE et d’autres pays, grâce à l’adoption de signatures électroniques internationalement reconnues.

Hébergement

HDS Group exploite ses solutions depuis son propre data centre certifié ISO 9001 pour le management de la qualité et ISO 27001 pour le management de la sécurité de l’information.

Acceptation des conditions d’utilisation

Les conditions d’utilisation doivent être acceptées par les utilisateurs lors de leur première connexion.. L’acceptation est double : elle est faite à la fois par les expéditeurs et les destinataires.

Service d’assistance

HDS Group peut assurer une assistance jusqu’à 24 h / 24, 7 j / 7 et 365 j / an par e-mail selon les conditions négociées à la mise en place de ePayslip™.