Contracts

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Gérez facilement le processus contractuel en toute sécurité

Grâce aux workflows automatisés de création et d’approbation de contrats, les entreprises peuvent raccourcir leur délai d’exécution et réduire le nombre d’erreurs, un réel avantage pour tous les commerciaux ou acheteurs négociant de nouveaux marchés. HDS Contracts gère l’ensemble du processus : création, mise à jour, approbation et archivage sécurisé de tout type de contrats.

Deux entreprises internationales ont choisi HDS Contracts pour mieux gérer leurs contrats :

  • Merck utilise HDS Contracts pour gérer le processus de création de contrats avec les professionnels de santé externes.
  • Schneider Electric utilise HDS Contracts pour gérer la création de ses contrats de vente.

Avantages

Efficacité

L’automatisation des workflows accélère le processus d’approbation des contrats et élimine les erreurs humaines que l’on rencontre souvent dans les processus manuels.

Garantie d’approbation des contrats

La rapidité d’établissement et d’approbation des contrats réduit le risque de voir les équipes opérationnelles commencer le travail avant la signature des contrats.

Transparence

Les responsables savent exactement à quelle étape se situe chaque contrat au sein du processus d’approbation, ce qui améliore l’encadrement des équipes et des projets.

Réduction des délais de signature

Tous les contrats utilisent le même format approuvé et conforme aux règles juridiques. Tout écart doit être préalablement approuvé par les managers concernés.

Avantage pour l’équipe de vente et d’achat

HDS Contracts réduit le délai de rédaction des projets de contrat et supprime les retards dus aux processus d’approbation manuelle, afin que le contrat soit signé rapidement et exécuté à temps.

Prise en charge des obligations de conformité

L’examen et l’approbation obligatoire des contrats, conformément aux politiques de l’entreprise, sont garanties. HDS Contracts historise les justifications et gère les différentes versions du document. Les contrats sont facilement accessibles en ligne en cas de litige.

Souplesse d’utilisation pour les contrats non standards

Gestion des modifications contractuelles dues à des différences de produit, de marché, d’escompte, de livraison, de stock, etc., ou de nature (contrat de maintenance ou de service) et intégration des contrats de partenariat.

Reporting et archivage

Production automatique de rapports standards énumérant les contrats, noms, dates, durées de contrat, etc., et archivage automatique avec cachets et signatures.

Surveillance des dates d’expiration de contrat

Finis les renouvellements et l’expiration automatiques et inutiles, notamment pour les contrats de location ou d’assurance, grâce aux notifications automatiques des échéances à venir.

Fonctionnalités supplémentaires

  • Workflows d’approbation configurables
  • Plusieurs modèles de contrats préalablement approuvés et structurés.
  • Processus de personnalisation pour gérer les cas particuliers.
  • Téléchargements et impressions groupés de contrats.
  • Possibilité de signature manuscrite et de cachet physique.
  • Calendriers avec fonction de rappel pour les contrats arrivant à échéance.

Témoignage client

L’équipe de vente de Schneider Electric Russie appartient à un réseau de distribution complexe. Les contrats varient en fonction des produits, du marché, du circuit de vente, etc. De plus, les contrats spéciaux et les contrats de partenariat peuvent faire l’objet d’un renouvellement annuel. Schneider Electric avait besoin d’une solution pour automatiser la création de contrats et le processus d’approbation qui soit suffisamment souple pour autoriser de nombreuses variantes. Après la mise en œuvre de HDS Contracts, l’équipe de vente gère désormais plus de 1 000 contrats et renouvellements par an. Tous sont traités dans le délai d’un mois imposé par l’entreprise. En outre, le système peut produire des rapports standards contenant toutes les informations contractuelles pertinentes et archiver les contrats signés avec les cachets et signatures, ce qui permet de les retrouver et les imprimer facilement.

Témoignage client

Leader du secteur pharmaceutique, Merck organise chaque année des centaines d’événements de sensibilisation et de formation aux nouveaux produits, qui font principalement intervenir des médecins et spécialistes externes. Dans ce secteur très réglementé, les contrats de travail imposent à tous les participants de fournir des références et des justificatifs de frais. Des audits sont régulièrement menés et toute irrégularité constatée peut s’avérer très coûteuse pour l’entreprise. Merck avait besoin d’une solution conforme aux obligations légales, en mesure d’automatiser et de contrôler le processus de création de la centaine de milliers de contrats établis chaque année dans le cadre de ces événements. HDS Contracts est une solution simple et standardisée, suffisamment flexible pour accepter des clauses spécifiques à certains conférenciers et gérer les prestataires externes. Toutes les références des médecins sont saisies et stockées dans le système, à des fins de conformité. Les informations concernant l’événement sont ajoutées au contrat approuvé, afin que toutes les obligations contractuelles soient regroupées au même endroit. HDS Contracts a donné à Merck les outils pour automatiser un processus majoritairement manuel, tout en garantissant le respect des obligations légales.