Caractéristiques communes

Caractéristiques génériques des solutions HDS

Plate-forme cloud

Tous les produits HDS sont développés à partir d’une solution Saas, ou plate-forme cloud, ce qui signifie que l’ensemble des utilisateurs et des applications partagent une infrastructure et un code de programmation, simples et gérés de façon centralisée. Cela permet à HDS de déployer rapidement les mises à jour et les nouveautés sur l’ensemble de la plate-forme. Par exemple, les nouvelles exigences de conformité peuvent être ajoutées à l’application et déployées sur l’ensemble de la plate-forme dès leur entrée en vigueur. Le groupe HDS est entièrement responsable de la maintenance de l’application, ce qui, évite aux entreprises des investissements initiaux lourds en infrastructures logicielles et une maintenance coûteuse. Les utilisateurs bénéficient d’une plate-forme en adéquation constante avec les évolutions technologiques.

Workflows personnalisables

Les produits HDS sont conçus pour permettre à chaque entreprise ou utilisateur de personnaliser facilement l’application en fonction de ses processus métier, sans toucher à l’infrastructure commune. Ces personnalisations, qui s’adaptent à chaque entreprise, ne sont pas modifiées par les mises à jour. HDS peut ainsi innover et améliorer la plate-forme en permanence, en toute sécurité pour les clients et en conformité avec les exigences de la norme ISO 27001.

Écrans personnalisables

Les produits HDS reposent sur une interface Web intuitive. Leur facilité d’utilisation et l’innovation continue dont ils bénéficient en font des outils auxquels l’utilisateur s’adapte très facilement. Leur accessibilité à 7/7 24/24 et en tout lieu, motive le personnel pour les utiliser.

Archivage conforme

Les produits HDS utilisent un archivage électronique en cloud lui aussi, pour une conservation de tous les documents téléchargés vers la plate-forme ou créés par celle-ci : demandes ou historiques d’approbation, signatures électroniques et certificats d’authenticité dans leur contenu original, documents joints, etc. Les documents sont stockés sous un format non éditable PDF et/ou TIF. Ces formats permettent une recherche, une récupération et une impression aisées au moyen d’outils en ligne. En totale conformité avec les directives fiscales locales et pour répondre à vos besoins de traçabilité et d’audits, les documents sont archivés pendant 10 ans ou plus et peuvent être adaptés à vos spécificités.

Fonctions de commentaires

Les produits HDS permettent à tous les utilisateurs d’ajouter des commentaires, directement dans le document d’approbation, de sorte que tous les échanges entre les utilisateurs sont centralisés, ce qui évite les discussions parallèles par e-mail et améliore l’efficacité du workflow.

Support linguistique

Les produits HDS sont hébergés sur une plate-forme multilingue, grâce à laquelle les entreprises internationales peuvent mieux tenir compte de leurs spécificités culturelles.

Accès mobile

Les produits HDS permettent aux employés de travailler de n’importe où, par le biais d’un navigateur Web et d’une connexion Internet. L’accès mobile aux données, à l’aide de tout type d’appareil connecté – PC portable, tablette, Smartphone – permet à tous les utilisateurs d’accéder simultanément aux informations les plus récentes.

Alertes, notifications, rappels

Les produits HDS offrent aux utilisateurs des fonctionnalités d’alerte, de notification et de rappel, afin de faciliter le déroulement du processus et le respect des délais.

Nombreuses options de reporting

Les produits HDS offrent des options de reporting personnalisables et complètes, notamment la création automatique de rapports dans de nombreux formats, en vue d’une analyse ou d’un téléchargement ultérieur vers le système client. Des fonctionnalités de reporting en ligne facilement paramétrables par l’utilisateur permettent un travail d’analyse détaillée et garantissent une traçabilité complète et le respect des politiques internes.

Intégration dans l’ERP

Les produits HDS sont compatibles avec votre système informatique interne. Les documents comptables ou d’audit peuvent par exemple être préparés automatiquement et saisis dans l’ERP de l’entreprise – tel que SAP – ou des applications et technologies tierces comme les systèmes d’information des ressources humaines, les bases de données, les solutions Single Sign-On.

*Ces caractéristiques sont présentes dans toutes les solutions HDS. Certaines fonctionnalités générales ne sont pas disponibles dans le logiciel HDS Approv’it pour les petites et moyennes entreprises.

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