Aviva Temoignage Client

«Jusqu’à présent, GESROOM et TELEMAQUE ont toujours été très efficaces et nos utilisateurs sont satisfaits.»
Mme MASCREZ, responsable de l’accueil chez AVIVA.

Contexte

AVIVA est une compagnie d’assurance multinationale, dont le siège se trouve en France. Plus de 2 500 personnes travaillent dans ses bureaux, ce qui entraîne une circulation des visiteurs assez dense. AVIVA a besoin d’une vue d’ensemble des déplacements des personnes pour leur assurer un accueil optimal et de qualité.

De plus, la centralisation des équipes sur ce seul site a multiplié le nombre de réunions et compliqué la gestion de la réservation des salles. Auparavant, AVIVA utilisait une solution basique pour gérer l’accès des visiteurs et la réservation des salles de conférence, mais le processus était long et peu fiable. Par ailleurs, la gestion manuelle des services de restauration et le suivi des délais étaient devenus ardus et chronophages.

Aviva cherchait une solution extensible et facile d’utilisation afin d’optimiser l’accueil des visiteurs et la réservation des salles.

Solution

Après avoir consulté plusieurs fournisseurs, AVIVA a choisi deux produits de HDS Safeware : Télémaque pour la gestion des visiteurs et Gesroom pour la gestion de la réservation des salles. Ce choix a été fondé principalement sur la facilité d’utilisation et la flexibilité des produits.

Télémaque : logiciel de gestion des visiteurs

Pour la gestion des visiteurs, AVIVA a choisi TELEMAQUE, qui prend en charge les visiteurs dès qu’ils arrivent sur le parking ou demandent un badge et ce jusqu’à ce qu’ils quittent le site. Aviva a particulièrement apprécié les fonctionnalités d’automatisation et la possibilité d’adapter facilement les procédures aux politiques de l’entreprise.

Les réceptionnistes enregistrent automatiquement les informations relatives aux visiteurs en scannant les cartes d’identité. Télémaque est intégré dans leur système informatique interne et dans le répertoire de l’entreprise (LDAP), de sorte que les applications communiquent sans problème.

AVIVA avait également besoin d’une solution de gestion des groupes de visiteurs, ce que propose TELEMAQUE. Le module de parking permet de plus de réserver une place de stationnement pour un visiteur et gère la répartition des espaces disponibles.

Gesroom : logiciel de gestion de la réservation des salles de réunion

Après avoir regroupé tous les employés dans l’établissement principal, Aviva a été confrontée à l’augmentation du volume de réservation des salles de réunion. Cela a suscité beaucoup de problèmes d’indisponibilité ou de surréservation. Gesroom a apporté la fonctionnalité nécessaire à la gestion des réservations de salle. L’application donne aux utilisateurs une vision claire de la disponibilité, de la taille et de la configuration des salles, ainsi que du matériel et des commodités. Lorsqu’une salle est réservée, elle n’est plus disponible dans l’application et des e-mails sont automatiquement envoyés aux participants de la réunion et aux responsables afin de coordonner le matériel ou les services de restauration.

Résultats

AVIVA était satisfaite de HDS Safeware, qu’elle utilise depuis plus de neuf ans. Télémaque et Gesroom lui ont permis d’optimiser l’accueil des visiteurs et la gestion de la réservation des salles. Le processus simplifié en ligne a contribué à augmenter considérablement la productivité. Télémaque a amélioré la qualité d’accueil des visiteurs et renforcé la sécurité, parce que la circulation des visiteurs sur le site est entièrement traçable. Grâce à Gesroom, les utilisateurs peuvent obtenir les ressources dont ils ont besoin au bon moment pour plus d’efficacité. Les deux applications comportent des outils de reporting et de statistique qui fournissent des informations sur les taux d’utilisation, la circulation des visiteurs et l’attribution des salles.