HDS Travel

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Goûtez à la simplicité de la gestion des déplacements en ligne

De la demande de déplacement initiale à la réservation en passant par l’approbation , la solution « cloud » HDS Travel utilise une interface intuitive et facile d’utilisation pour vous aider à gérer vos réservations de voyages d’affaires.

Conçue pour permettre un paramétrage facile des seuils d’approbation, de la politique de déplacement et du workflow d’approbation, HDS Travel s’adapte aux besoins spécifiques de votre organisation sans nécessiter de longs développements.


Principaux avantages de HDS Travel :

  • Rapide et efficace – processus de préparation de déplacements facile à utiliser et adapté à tous.
  • Maîtrise totale des déplacements professionnels – fournit aux voyageurs le service juste nécessaire.
  • Conformité totale – conforme aux réglementations internes et externes.
  • Réduction des coûts et transparence – vous fournit en temps réel un suivi des frais de déplacement.

Avantages

Demandes de déplacement simples et en ligne

Gère le processus de réservation des déplacements nationaux ou internationaux, depuis la demande initiale jusqu’à l’approbation en passant par la réservation, pour le personnel et les invités : billets d’avion, billets de train, indemnités journalières, transferts, demandes de visas, dépenses et autres.

Réservation Internes ou Externalisées

Permet les réservations aussi bien en mode autonomes qu’à travers les agences de voyage agréées externes ou internes. Permet également d’obtenir les billets, les bons d’hébergement, de location de voiture, ou d’établir une demande d’achat à l’agence de voyage.

Vérification automatique de conformité

Dispose de tables prédéfinies comportant les informations concernant la politique de déplacements de votre entreprise, telles que les conditions pour les billets en classe affaires, les catégories d’hôtels et les indemnités journalières par pays. Permet d’obtenir automatiquement des demandes de déplacement conformes. En cas de non-conformité, des dérogations peuvent être acceptées après validation par le responsable. Dispose de statistiques pour une meilleure visibilité des frais de déplacement.

Adapté à votre workflow d’approbation

S’adapte à votre politique d’approbation des déplacements professionnels, accepte plusieurs niveaux de validation par les responsables en fonction du type de voyage, et élimine les risques de retards de validation dus aux absences, grâce à un système d’escalade et de délégation.

Flexibilité de paiement

Propose différentes possibilités de paiement : facturation par l’agence de voyage ou par carte de paiement corporate en liant les factures aux ordres de réservation ou en préparant les ordres de paiement des cartes corporate.

Maîtrise des frais de déplacement

Établit le budget préliminaire du déplacement , ce qui représente un gain de temps pour les managers . Des contrôles automatiques garantissent que les dépenses respectent la politique de déplacements.

Intégration avec HDS Expense

En cas d’intégration avec HDS Expense, les notes de frais peuvent être automatiquement liées au déplacement concerné, simplifiant la gestion comptable des déplacements et garantissant que les dépenses sont uniquement liées à un déplacement autorisé.

Préparation automatique des documents de déplacement

Prépare les documents de déplacement en suivant les législations locales et les règles de l’entreprise : attestations, ordres de mission, etc.

Intégration avec les plateformes de voyage externes

Crée des bons de commande et traite les factures directement depuis le service de réservation d’une agence externe, conformément à la politique et aux procédures établies. Intégré avec les plateformes les plus répandues telles qu’American Express, Carlson Wagon-Lit, BCD, ainsi que des agences locales : Tsar Voyage, Aéroclub, Vip Service, etc.

Témoignage Client

Merck Sharp & Dohme (MSD) est une filiale du géant pharmaceutique Merck & Co., Inc., qui pèse 48 milliards de dollars et emploie 86 000 employés dans plus de 140 pays. Hamilton, l’un des leaders du marché russe pour les solutions SaaS de gestion des frais de déplacement, pour sa connaissance des exigences légales et de processus en matière de conformité et pour son expertise technologique dans le secteur pharmaceutique, a été choisi pour mettre en œuvre une solution électronique de gestion des notes de frais pour MSD. Case Study.