HDS Expense

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Automatisez l’ensemble du processus de gestion des notes de frais

HDS Expense automatise le processus de gestion des notes de frais, de la création jusqu’à la validation, et au traitement comptable.

HDS Expense est hébergée sur la plateforme « cloud » de HDS. Elle offre un équilibre idéal entre fonctionnalités standard et possibilités de personnalisation pour répondre à toutes vos exigences en matière de notes de frais.


Principaux avantages de HDS Expense :

  • Traitement rapide – accélère l’émission et l’approbation des notes de frais.
  • Transparence – Permet d’identifier et de mettre sous-contrôle les dépenses excessives.
  • Conformité garantie – intègre votre politique de déplacements, et en garantit le respect
  • Reporting automatique – pour une analyse rapide et efficace des dépenses.

Avantages du traitement des notes de frais en ligne

Maîtrise des dépenses

Permet la maîtrise des frais de déplacements du personnel en garantissant que la politique de frais de déplacement est bien respectée. Met les écarts en évidence. De nombreuses options permettent aux managers de gérer les non-conformités et d’identifier les tendances et évolutions des frais de déplacement du personnel. Permet de réduire de manière proactive les dépenses inutiles.

Respect des obligations réglementaires

Intègre les exigences réglementaires complexes qui varient souvent d’un pays à l’autre et dépendent aussi de votre secteur d’activité. Plate-forme standardisée, basée sur les meilleurs pratiques métiers. Personnalisation possible selon la langue, le pays, le département de l’utilisateur.

Fluidité du processus

HDS Expense automatise la création des notes de frais, ainsi que le processus de revue et d’approbation par les managers. Elle optimise aussi le traitement comptable, permet de détecter les retards de traitement. Permet une intégration directe dans l’ERP de l’entreprise.

S’adapte aux besoins locaux partout dans le monde

Conçue pour:

  • s’adapter automatiquement aux exigences juridiques et métiers locales
  • gérer facilement de multiples devises, indemnités journalières, taux de TVA, obligations déclaratives locales, avantages en nature
  • garantir une conformité totale aux règles fiscales en vigueur, aux taux d’indemnités journalières réglementées, aux barèmes d’indemnités kilométriques
  • intégrer les cartes de paiement corporate.

Entièrement personnalisable et configurable par région géographique ou par entité.

Transparence totale

Fournit des outils de “business intelligence” puissants avec reporting à la demande , pour une analyse précise et complète des dépenses. Idéal pour les entreprises ayant des forces commerciales et des managers très mobiles. Les fonctionnalités d’analyse permettent de faciliter les négociations avec les fournisseurs, d’optimiser les frais de gestion, et de réduire les risques de dépenses excessives.

Mobilité

Les équipes « mobiles », disposent d’applications adaptées aux équipements mobiles : tablettes et smartphones

Fonctionnalités

HDS Expense offre un éventail très large de fonctionnalités. Certaines d’entre elles, toutes présentes dans la version standard, sont listées ci-dessous.

  • Workflow flexible et facilement paramétrable
  • Interface utilisateur configurable.
  • Accès mobile : compatible tablettes et smartphones.
  • Intégration avec votre ERP.
  • Intégration avec vos opérateurs externes : agences de voyages, fournisseurs de cartes de paiement corporate.
  • Reporting automatisé et personnalisé.
  • Reporting multidevises.
  • Reporting multi-voyages.
  • Gestion des frais refacturables aux clients. Reporting spécifique.
  • Sauvegarde des notes de frais en cours de préparation.
  • Vérification automatique de conformité.
  • Préparation automatisée de formulaires et déclarations obligatoires.
  • Identifiant unique attribué à chaque note de frais.
  • Ajout d’images numériques des justificatifs
  • Préparation automatisée des écritures comptables.
  • Imputation à un centre de coûts, globalement ou par ligne.
  • Module de contrôle des taux de change.
  • Imputation de la TVA récupérable, selon le type de fais.
  • Rejet par ligne de dépense ou pour l’ensemble de la note de frais
  • Gestion intégrée de la communication entre le demandeur et le ou les approbateurs
  • Traçabilité et horodatage. Le système conserve un historique de toutes les approbations et étapes diverses du processus
  • Notifications et relances automatisées.
  • Délégation des tâches d’approbation à une autre personne en cas d’absence du responsable de l’approbation.

Témoignage client

Merck Sharp & Dohme (MSD) est une filiale du géant pharmaceutique Merck & Co., Inc., qui pèse 48 milliards de dollars et emploie 86 000 employés dans plus de 140 pays. Hamilton, l’un des leaders du marché Russe pour les solutions SaaS de gestion des frais de déplacement, pour sa connaissance des exigences légales et de processus en matière de conformité et pour son expertise technologique dans le secteur pharmaceutique, a été choisi pour mettre en œuvre une solution électronique de gestion des notes de frais pour MSD. Case Study.