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Facturation électronique sécurisée

Les entreprises rencontrent de nombreuses difficultés lorsqu’elles travaillent avec des factures papier. Le processus est lourd, chronophage et les factures s’égarent… La facturation électronique fait gagner du temps et de l’argent. C’est pourquoi elle séduit un grand nombre d’entreprises et de gouvernements. En plus de l’avantage financier, la fiabilité et la traçabilité des factures électroniques constituent un avantage de poids dans l’environnement de travail actuel, encadré par de nombreuses règles.


Avec la plate-forme de facturation électronique de HDS, vous pouvez :

  • réduire vos frais de facturation jusqu’à 50 % en économisant les frais d’impression, frais postaux, etc. ;
  • réduire le temps de traitement et de paiement des factures ;
  • garantir l’archivage : les factures électroniques sont archivées pendant dix ans et accessibles à vos clients et vous-même ;
  • garantir la conformité avec toutes les lois et réglementations fiscales imposées par l’Union européenne.

Avantages

  • Une solution économique : en économisant sur le papier, l’envoi postal et l’impression, la facturation électronique aide à réduire les frais de facturation d’au moins 50 % ! Le temps de gestion du processus de facturation est également réduit.
  • Des paiements plus rapides : la facturation électronique réduit le temps de traitement des factures. Vos clients ne peuvent plus dire « j’ai oublié », « je n’ai pas reçu cela », etc. Au final, vous êtes payé plus rapidement.
  • Un gain de productivité : l’abandon du processus manuel de saisie, d’impression et d’expédition des factures au profit d’un processus automatisé en ligne se traduit par un net gain de productivité pour votre entreprise !
  • Traçabilité : les factures électroniques arrivent toujours à destination et leur réception est confirmée. Un e-mail est envoyé et lorsque le destinataire clique sur le lien de la facture, cette action est enregistrée dans eInvoice. Un historique de tous les messages et actions relatifs à chaque document est conservé.
  • Respect des obligations légales : ayez l’esprit tranquille, vos documents sont en conformité avec les lois et réglementations fiscales concernant la facturation électronique. Tous les documents sont signés électroniquement et respectent les exigences légales de chaque pays de l’UE. Ils sont également conformes aux exigences des contrôles fiscaux.
  • Sécurité : les documents électroniques sont plus fiables que les documents papier. La plate-forme de documents électroniques sécurisée de HDS offre les meilleurs niveaux de sécurité et de fiabilité grâce au cryptage le plus rigoureux et à des normes de sécurité strictes. Les documents transitent par Internet cryptés et seuls les canaux disposant des droits d’accès appropriés peuvent les visualiser.
  • Confidentialité : le destinataire peut vérifier la présence de la signature électronique et s’assurer ainsi de l’authenticité et de l’intégrité de tous les documents reçus. L’expéditeur est identifié par son nom et sa signature électronique. La session est enregistrée et peut être affichée.
  • Respect de l’environnement ! Réduisez votre empreinte carbone en remplaçant le papier par la facturation électronique.

Fonctionnalités:

  • Téléchargement de document : téléchargez vers le serveur les factures dans tous les formats les plus courants (PDF, TIFF, XLS, etc.).
  • Processus de facturation automatisé : importez ou exportez automatiquement des données et des fichiers xml depuis ou vers votre ERP.
  • Vastes possibilités d’intégration : le produit peut être intégré dans pratiquement tous les ERP et systèmes de comptabilité.
  • Téléchargement de fichiers multiples : téléchargez les factures vers le serveur et diffusez-les massivement en même temps par e-mail.
  • Confirmation de réception : pour être conforme aux réglementations de l’UE, la réception de chaque document ou message doit être confirmée par le destinataire AVANT qu’il n’ouvre et ne consulte le document.
  • Authenticité : tous les documents envoyés par la plate-forme de transfert sécurisé de documents de HDS reçoivent une signature numérique avant envoi. Le système est compatible avec la majorité des solutions de signatures et de certificats électroniques.
  • Historique complet des documents : chaque événement relatif à une facture ou à un document est enregistré et archivé dans l’historique des documents (réception, commentaire, refus, etc.).
  • Archivage : tous les documents, signatures et certificats électroniques sont archivés dans leur version originale pendant 10 ans et classés chronologiquement.
  • Recherche facile : filtres multicritères pour rechercher factures et documents archivés.
  • Récupération et impression locale : possibilité de télécharger les documents depuis le serveur et de l’enregistrer selon les règles locales de droit d’accès et de récupération.