Regler og Lovgivning

Interne og eksterne regler fungerer som vejledning for virksomheder

I erhvervslivet, præcis som i sportsverdenen, er det spillereglerne, som skaber lige vilkår for spillerne. Regler fungerer som en slags vejledning for en virksomhed, sikrer retfærdig forretningspraksis og fungerer samtidig som en ramme for arbejdsgivere til at håndtere den daglige drift af virksomheden.

Reglerne for erhvervslivet er komplicerede og ændrer sig hurtigt, fordi de er nødt til at tilpasse sig ændringer i markedet. Hvis ikke man kender reglerne tilbunds, kan det føre til dårlige beslutninger og udsætte virksomheden for store risici.


Kend reglerne – begræns risikoeksponering

Politikker og procedurer giver en virksomhed mulighed for at fastsætte regler og hjælpe med at styre deres forretningsområde. De er med andre ord en essentiel del af en virksomheds daglige beslutningsproces.
Interne regler dikterer virksomhedens rejsepolitik – hvem flyver på business-klasse? Hvad er beløbsgrænserne for rejser? Hvor høje er maximumbeløbene for forskellige måltider?

Derudover virker de som vejledning for valg af udbyder – hvem er de udbydere, vi finder acceptable? Hvad er deres etablerede rater? Hvordan kan vi lave en udbudsrunde for nye udbydere? Etablering af et regelsæt drives af behovet for og nødvendigheden af at kunne kontrollere omkostninger, optimere processer og hjælpe virksomheden til at fungere bedre.

Eksterne regler derimod er et komplekst net af forordninger, lovgivning og politikker, der ændres hele tiden og som kan være forskellige fra det ene land til det andet. Regler kan være dikteret af skattelovgivning – hvad bliver anset for at være en erhvervsmæssig udgift? Hvad er acceptable beløbsgrænser? Eksterne regler kan også være påvirket af lovgivning, som træder i kraft – sommetider uventet – fx. hvilke politikker skal følges for at overholde FCPA i USA? Hvordan kan man sikre, at lovgivningen for Sunshine Act i England bliver overholdt? Hvad betyder Artikel 13.3 forordningen i Rusland – hvad går den ud på? Og det er bare for at nævne et par stykker.

Håndtering af lov/regeloverholdelses-krav kan være dyrt for en virksomhed, men det ikke at kende gældende regler kan på den anden side udsætte virksomheden for krav om erstatningsansvar og civil-og strafferetlige sanktioner.

Hvordan kan en virksomhed så begrænse risikoeksponering og samtidig optimere den daglige beslutningsproces?

Skab en digital model af reglerne

Hamilton’s løsninger tager hensyn til de forskellige politikker og procedurer, som virksomheder må følge for at forblive lov/regeloverholdende – både interne og eksterne – og modellerer disse regler i en parameter-drevet applikation. Dybest set er det en digital model af erhvervsklimaet, som tager hensyn til de eksterne og interne regler, der styrer virksomheden. Modellen er i stand til i løbet af beslutningsprocessen at generere en automatisk vurdering af – og dermed information til kunden – hvad der er tilladt/ikke tilladt.

Desuden giver den digitale modellering i platformen mulighed for at lave et fuldstændigt “spor” af alle dokumenter og kommunikationer/udvekslinger i forretningsprocessen, de elektroniske signaturer der er brugt og en komplet transaktionsomkostningshistorie og sikrer dermed, at virksomheden er i stand til at leve op til de regelsæt, der gælder

Vi ved selvfølgelig godt, at der altid er undtagelser fra reglen. Derfor tillader systemerne, at en virksomhed har mulighed for at påvirke, hvilke del-elementer, der bliver automatiseret, og hvad der yderligere skal tilpasses for at være optimal for en bestemt virksomheds specifikke behov og betingelser.

Konklusion

Ved at skabe en model over reglerne, hjælper Hamilton Solutions virksomheder til at begrænse risikoeksponering, samtidig med at systemerne optimerer beslutningsprocessen. Lederne kender dermed “spillets regler” og kan koncentrere sig om at maximere deres forretning.

Se det i aktion