Kontrakter

Product_Contract1

Styr kontraktprocessen let og sikkert

Ved at bruge automatiseret dokumenthåndtering til at styre kontrakt og godkendelsesprocessen, kan virksomheder få fordel af hurtigere behandlingstider med færre fejl, en stor fordel for ethvert salgs- og indkøbsteam, som forhandler nye kontrakter. HDS Kontrakter styrer hele processen fra kontrakten først bliver igangsat, skrevet, opdateret, godkendt og sikkert arkiveret – for enhver type af kontrakt.

Her er to af de globale virksomheder, som bruger HDS Kontrakter til at styre deres kontraktproces:

  • Merck – bruger HDS Contracts til at styre kontraktskabelsesprocessen for eksternt sundhedspersonale
  • Schneider Electric – bruger HDS Kontakter til at styre salgskontraktsprocessen


Fordelene ved automatiserede kontraktgodkendelser

Effektivitet

Automatiseret dokumenthåndtering gør kontraktgodkendelsesprocessen hurtigere og eliminerer den type af menneskelige fejl, man ofte oplever i manuelle processer

Sikrer kontraktgodkendelse

Systemet er i stand til at skabe og godkende kontrakter meget hurtigt og reducerer dermed risikoen for at et team starter med at arbejde, før kontrakten er underskrevet.

Få overblik

Ledere kan se præcis hvor hver kontrakt er i godkendelsesprocessen, og det giver dem mulighed for at udøve bedre kontrol over teams og projekter.

Lovligt godkendt format

Alle kontrakter bruger det samme godkendte format, som er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Enhver afvigelse skal godkendes på forhånd af de relevante ledelsesniveauer.

Fordele for salgs- og indkøbsteams

Reducerer behandlingstiden for udkast og ikke færdige versioner af kontrakter og eliminerer forsinkelser, som følge af manuelle godkendelsesprocesser så kontrakter underskrives hurtigt og igangsættelse af aktiviteter kan starte til tiden.

Styr processen i overensstemmelse med regelfastsatte krav

Sikrer obligatorisk kontraktvurdering og godkendelse ifølge virksomhedens interne politikker. Systemet giver oplysninger som kan bruges til intern kontrol, monitorering eller skatterevision. Mulighed for nem online adgang til

kontrakten i tilfælde af en retssag.

Fleksibel i forhold til ikke-standardiserede afvigelser i en kontrakt
Er i stand til at håndtere kontraktafvigelser i forhold til produkt, marked, rabatter, leverancer, lagerlister etc eller type (vedligeholdelse eller service kontrakt) og kan integrere partnerkontrakter.

Rapportering og arkiver

Genererer automatisk standardrapporter med fortegnelser over kontrakter, navne, kontraktens løbetid etc og arkiverer dem elektronisk med stempler og underskrifter.

Påmindelser om kontraktudløb

Reducer antallet af ineffektive automatiske fornyelser og kontraktudløb – leje eller forsikringskontrakter – ved at bruge automatiske meddelelser om kommende deadlines.

Yderligere karakteristika:

  • Godkendelses dokumenthåndtering baseret på produkt, medarbejder, enhed etc.
  • Stiller multiple forhåndsgodkendte og formatterede kontraktskabeloner til rådighed.
  • Inkluderer tilpasset forventningsafstemning.
  • Genererer downloads af mange dokumenter på en gang – og print af kontrakter.
  • Sørger for fysisk underskrift og stempel til brug for kontraktunderskrivelse.
  • Inkluderer kalendere med rykkerfaciliteter for de kontrakter, der er ved at løbe ud.

Se det i aktion

Klient anbefaling

Salgsteamet hos Schneider Electric, Rusland er en del af et stort, komplekst distributionsnetværk. Deres kontrakter kan variere i forhold til produkt, marked, salgskanaler etc. I tillæg kan ikke-standardiserede kontrakter eller partner kontrakter skulle fornyes en gang om året. Schneider Electric havde behov for en løsning, som kunne automatisere kontraktskabelse og godkendelsesprocessen og som samtidig var fleksibel nok til give rum for de mange afvigelser. Efter implementing af HDS Kontrakter kan de nu håndtere mere end 1000 kontrakter pr. år inklusive fornyelser, som bliver udført indenfor den ene måned pr. år, virksomheden har sat af til at håndtere kontraktprocessen. Ydermere er systemet i stand til at generere standardrapporter med alle relevante informationer og arkivering af underskrevne kontrakter, komplette med stempler og underskrifter, så de er nemme at få adgang til eller printe.

Klient anbefaling

Det ledende medicinalfirma, Merck, organiserer mange hundrede begivenheder hvert år som en del af uddannelsen og træning omkring nye produkter, begivenheder hvor de udelukkende bruger eksterne læger og specialister. I denne stramt regulerede industri, er arbejdskontrakter, som indeholder bevis på kvalifikationer og komplet udgiftsdokumentation, et krav til deltagerne. Revision bliver udført jævnligt og ethvert problem, der bliver opdaget, kan koste virksomheden dyrt. MSD Rusland havde behov for et system som kan sikre at implementeringen er i overensstemmelse med gældende lovgivning og som automatisk kan kontrollere kontraktprocessen for over 100.000 kontrakter årligt i forbindelse med trænings-og uddannelsesevents. HSD Kontrakter yder en løsning, der er simpel og standardiseret, men alligevel fleksibel nok til at være tilpasset de særlige klausuler for eksterne gæstetalere og som også kan styre de udbydere, der organiserer træning/uddannelse. Alle lægers baggrundsinformation bliver indtastet og gemt i systemet, som til gengæld sikrer, at de gældende regler er fulgt. Information om træning/uddannelsesbegivenheden bliver tilføjet en godkendt kontrakt, så alle kontraktlige forpligtelser kan findes et sted. HDS Kontrakt gav Merck redskaberne til at automatisere en – før meget manuel proces – samtidig med at systemet sørger for, at virksomheden lever op til gældende regler.