HDS Udgift

Product_Expense1

Automatiser udgiftsafrapportering og -godkendelse

HDS Udgift automatiserer virksomhedens udgiftsrapportering og godkendelsesproces, fra udgiftsrapporten først etableres til godkendelse, implementering og revision.

HDS Udgift bliver hosted på Hamilton Business Application Cloud Hub og kombinerer det med en blanding af standardkarakteristika og tilpassede muligheder som møder din virksomheds udgiftsrapport behov.


Nøglefordelene ved HDS Udgift er:

  • Effektiv administration – accelererer processen om etablering og godkendelse af udgifter
  • Få overblik – identificer og kontroller overdrevne udgifter
  • Sikrer overholdelse – af virksomhedens rejsepolitik
  • Automatiser rapportering – lever op til interne og eksterne regel overholdelseskrav

Fordelene ved automatiseret udgiftsrapportering online

Kontrolleret forbrug

Kontrollerer medarbejderudgifter ved at automatisere rapporteringsprocessen, og sikrer dermed, at virksomhedens rejse og udgiftspolitikker bliver fulgt. Rapporten indikerer allerede før afsendelse, hvis udgifterne ligger udenfor virksomhedens politik. Forskellige optioner er tilgængelige for ledelsen til at styre politikoverskridelser og identificere mønstre og forskelle i medarbejderudgifter, så man pro-aktivt kan minimere unødvendige omkostninger.

Sikrer overholdelse af gældende lovgivning

Konsoliderer komplekse lovgivningsmæssige og interne rapport krav, som ofte er forskellige fra land til land og mellem forskellige industrier. Tilbyder en standardiseret platform baseret på industriens best practice, tilpasset sprog, land eller enhed.

Strømlinet udgiftsrapportering og godkendelsesrapport

Tilbyder en papirløs online løsning ved at automatisere udgiftsrapportering for medarbejderne, gør det muligt for ledere at udøve online kontrol og godkendelse, og optimerer revision. Giver mulighed for at identificere forsinkelser i godkendelsestid og genere rapporter for direkte integration i virksomhedens ERP.

Skræddersyet til lokale behov på globalt niveau

Er designet til automatisk at kunne tilpasses lokale virksomheder og lovgivningsmæssig praksis, til let at kunne håndtere mange globale valutaer, rejsegodtgørelser, lokale skatterater samtidig med at det automatiserer lokale og udenlandske momsdeklarationer, indkomstskat og naturalydelser. Derudover sikrer systemet, at der er fuld overensstemmelse med forskellige indkomstskattelove, per diem rater, kilometerforbrug, lokal lovpligtig afrapportering, corporate kreditkort data og meget mere. Yderst tilpasningsvenlig – kan konfigureres pr. region eller afdeling.

Fuldstændigt overblik

Indeholder kraftfulde styringsværktøjer, som kan tilpasses virksomhedens behov og som yder on-demand rapporteringsmuligheder for omfattende dataanalyse af udgifter. Systemet er ideelt for virksomheder med globale, mobile salgsteams og ledere, der rejser meget, men som samtidig har ansvar for løbende at godkende udgifter, rejser etc. Udvidet drill-down funktionalitet, der gør det muligt at optimere sælgerforhandlinger, ledelsesforbrug og reducere bedrag.

Mobilitet

Giver fuld adgang for mobile medarbejdere, idet systemet indeholder applikationer, der er designet til brug på mobile enheder inklusive tablets og mobiltelefoner.

Online Udgiftsrapporter og godkendelsesfunktioner

Hamilton’s Udgiftsrapportløsning tilbyder en lang række funktioner. Her er en liste over blot nogen af de ting, der er inkluderet i standardapplikationen:

  • Fleksibel dokumenthåndtering, der kan kan ændres på et øjeblik.
  • Konfigurerbar brugergrænseflade
  • Støtte til ubegrænsede sub-processer
  • Mobiladgang – tablet og mobiltelefon
  • Integration til eksterne ERP systemer
  • Integration med eksterne rejseservices eller kreditkortrapporter
  • Automatiseret og tilpasset rapportering
  • Multi-valuta rapportering
  • Multi-rejse rapportering
  • Kreditkortgodkendelse
  • Fordel udgifter, som er fakturerbare til klienten. En rapport kan genereres.
  • Gem udkast til udgiftsrapporter
  • Automatiseret tjek for overholdelse af interne og eksterne regelsæt
  • Automatisering og forberedelse af print af formater og rapporter
  • Rapportsporingsnumre bliver tildelt alle rapporter
  • Tilføj scannede billeder af kvitteringer til brug for kontrol, overholdelsestjek og revision.
  • Tilføj GL konti pr. linie eller pr. rapport
  • Tilføj omkostningscenter pr. linie
  • Kontroller brug af valutakurser
  • Tilføj skattemæssigt tilladte/ikke-tilladte udgifter til forskellige konti
  • Marker allerede balancerede udgiftslinier
  • Send kommentarer og foreslå mulige tilpasninger til den oprindelige afsender
  • Mulighed for at tillade fuld redigering af linieposteringer af revisor/regnskabsmedarbejder
  • Godkendelse pr. udgiftslinie eller hele rapporten
  • Afvisning pr. udgiftslinie eller hele rapporten
  • Send uddybende spørgsmål til den oprindelige afsender eller andre procesparter via systemet
  • Liste af godkendelser med tidsangivelse. Systemet gemmer en historik over spørgsmål og svar.
  • Meddelelser bliver sendt, hvis godkenderen ikke reagerer til tiden
  • Uddeleger godkendelsesopgaver til en anden person, hvis godkenderen er fraværende

Se det i aktion

Client Testimonial

Merck Sharp & Dohme (MSD) er et datterselskab af det store medicinalfirma ($48 billion) Merck & Co., Inc. med 86,000 medarbejdere, som er spredt ud over mere end 140 lande. Hamilton er ledende på det russiske marked både på levering af SaaS Rejse & Udgiftsrapport løsninger og blev udvalgt til at implementere en elektronisk udgiftsrapportløning for MSD pga. vores viden om de lovgivningsmæssige og proceskrav, der er nødvendige for korrekt implementering, samtidig med at vi har dokumenteret teknologierfaring i medicinalbranchen. Case Study.