HDS Rejse

Product_Travel1

Oplev let og problemfri online rejsestyring

Den sky-baserede applikation HDS Rejse bruger en intuitiv og let-at-bruge grænseflade til at hjælpe dig med at styre virksomhedens rejsebooking – fra den første, simple rejseanmodning til booking og godkendelse af rejser for medarbejdere, som allerede er ude i marken.

HDS Rejse er designet på en måde, så den har en indbygget let konfigurering af godkendelse – og begrænsninger, politikker og dokumenthåndtering i forbindelse med rejsegodkendelser og applikationen kan derfor tilpasses din organisations særlige rejsebehov uden lange programudviklingstider.


De primære fordele ved HDS Rejse er:

  • Er hurtig og effektiv – let-at-bruge rejseudbudsproces for alle
  • Giver dig fuld kontrol over virksomhedens rejser – sørger for at forretningsfolk, som arbejder globalt, har præcis de informationer og redskaber, de har brug for.
  • Sikrer overensstemmelse med intern og ekstern lovgivning – er indrettet til at passe til både interne politikker og ekstern lovning
  • Reducerer omkostninger og giver overblik – giver dig rapporter over rejseudgifter i real-tid.

Fordele ved at bruge online rejsestyring

Simple online rejseanmodninger

Styrer indenrigs- og international rejsebooking fra den oprindelige anmodning til godkendelse og booking for både ansatte og gæster: flybilletter, togbilletter, per diem, transfers, visaansøgninger, udgifter og meget mere.

Intern eller ekstern rejsebooking

Giver mulighed for at booke rejser som både individuel rejsebooking og ekstern booking for eksempel gennem godkendte rejsebureauer eller internt gennem en rejseafdeling. Giver samtidig adgang til at udstede billetter, hotel vouchers og andre services eller genererer købs-anmodninger til rejsebureauer.

Automatiseret evaluering af, hvorvidt en rejse stemmer overens med gældende regler

Skaber forhånds-definerede tabeller baseret på information om din virksomheds specifikke rejsepolitik, såsom autorisation for businessklasse billetter, hotelkategorier og per diem pr. land, så man automatisk kalkulerer rejseanmodninger, der lever op til gældende regler og lovgivning. Hvis ikke en rejseanmodning er i overensstemmelse med de regler, der gælder, kan undtagelser inkluderes efter ledelsesgodkendelse og statistisk analyse for at sikre bedre indsigt i rejseudgifterne.

Tilpasset din dokumenthåndtering for godkendelse

Følger din virksomheds politik for forretningsrejsegodkendelse og tager hensyn til dokumenthåndtering for ledelsesgodkendelse på multiple niveauer – afhængigt af typen af rejse. Applikationen kan let styre forsinkelser i godkendelsesproceduren på grund af et indbygget system for notifikationer og delegering.

Fleksible Betalingsmuligheder

Tilbyder forskellige betalingsmuligheder inklusive rejsebureau fakturering eller virksomhedskreditkort ved at forbinde fakturaer til rejseanmodninger eller forberede betalingsordrer for kreditkort.

Kontrol af Rejseomkostninger

Skaber foreløbige rejsebudgetter, og sparer dermed tid for de medarbejdere i hjemmekontoret, som skal godkende anmodninger, samtidig med at automatiseret kontrol sikrer, at udgifter er i overensstemmelse med virksomhedens rejsepolitik.

Integreret Rejse og Udgiftsrapportering

Når HDS Rejse integreres med HDS Udgift, kan udgiftsrapporter automatisk linkes til en specifik rejse, og gør dermed rejsestyring lettere for regnskabsteamet. Det sikrer samtidig, at udgifterne kun linkes til rejser, der er godkendt på forhånd.

Automatisk rejsedokument forberedelse

Forbereder nødvendig rejsedokumentation i overensstemmelse med både lokal lovgivning og virksomhedens egne regler og politikker: rejsecertifikater, rejse og forretningsrejseordrer, kontoropgaver etc.

Integration med eksterne rejsesystemer

Skaber købsordrer og behandler fakturaer direkte med et eksternt bureaus bookingservices – i overensstemmelse med etablerede politikker og procedurer fra foreløbigt budget til ledelsesgodkendelse. Arbejder med velkendte bureauer som American Express, Carlson Wagon-lit, BCD såvel som bureauer såsom Tsar Voyage, Aéroclub, Vip Service.

Fælles karakteristika for Hamilton Solutions

ERP integration
Integration med eksterne rejseselskaber
Electronisk arkivering
Rapportering & statistik

Se det i aktion

Client Testimonial

Merck Sharp & Dohme (MSD) er et datterselskab af det store medicinalfirma ($48 billion) Merck & Co., Inc. med 86,000 medarbejdere, som er spredt ud over mere end 140 lande. Hamilton er ledende på det russiske marked både på levering af SaaS Rejse & Udgiftsrapport løsninger og blev udvalgt til at implementere en elektronisk udgiftsrapportløning for MSD pga. vores viden om de lovgivningsmæssige og proceskrav, der er nødvendige for korrekt implementering, samtidig med at vi har dokumenteret teknologierfaring i medicinalbranchen. Case Study.