HDS Poststyring

Product_Mail-Manager1

Automatiseret poststyring

I den globale, forbundne verden, vi har i dag, er overbelastning pga. megen post, et problem mange organisationer genkender. Styring af korrespondance – indkommende/udgående breve, pakker, emails og telefax – kan være en udfordring.

HDS Poststyring er et SaaS-baseret poststyringssystem, som automatiserer registrering og håndtering af al virksomhedens post. Ikke blot giver systemet gennem en simpel proces mulighed for at organisere al korrepondence, men den giver også mulighed for at spore post igen og for at arkivere posten korrekt. Sig “farvel” til forsvundne breve eller pakker!


Hvordan virker HDS Poststyring:

  • Al indkommende post: emails, breve, fax eller pakker, bliver registreret i systemet af virksomhedens modtageservice (reception) eller kan scannes og/eller uploades direkte.
  • En besked bliver genereret automatisk (og sendt til adressaten)
  • Medarbejderne bliver anmodet om at analysere den modtagne brevtype, fx. hvorvidt det er klientkrav, et salgstilbud eller et brev fra den offentlige administration.
  • Baseret på brevtype, kræver systemet, at brugeren vælger den næste passende aktion og udpeger den person, som opgaven skal gives til.
  • Ingen breve forbliver uden svar eller efterfølgende aktion. Det betyder, at kundetilfredsheden stiger, virksomhedens risikoeksponering falder og det samme gør risikoen for tabte forretningsmuligheder.
  • I tillæg bliver alle udgående breve og pakker registreret. Pakkeleveringsfirmaet bliver notificeret og alle leveringsomkostninger bliver korrekt sporet i systemet. Ved månedens afslutning bliver alle leveringer, der er registreret på firmaets regning, matchet med de leveringer, der er registreret internt.

Fordelene ved at bruge poststyringssoftware

Sporbarhed, arkivering og ikke mere forsvunden post!

Scan alle breve, emails og indkommende telefax, inkl. vedhæftninger direkte ind i systemet til online arkivering. Send automatiske email beskeder til adressaten, når post bliver registreret.

Detaljerede karakteristika

Styring af breve, emails, telefax, indkommende pakker

Styr og arkiver al virksomhedens korrespondance, send registrerede dokumenter og send automatiske meddelelser til adressaten af leveringen. Systemet giver mulighed for at tildele bestemte værdier til en pakke såsom prioritet, enhed etc.

Overblik over dokumenthåndtering

Når først det er indtastet i systemet, kan du se status for hvert objekt/posttype eller få at vide, hvornår det er blevet håndterer, eller du kan omdirigere en opgave til en anden person, hvis den oprindelige dato for håndtering er overskredet.

Automatisk elektronisk arkivering

Scannede documenter kan blive revideret og overført til kolleger til udførelse indenfor en fastsat tidsramme. Alle dokumenter og relateret information bliver arkiveret på platformen og er let tilgængelige online for fremtidig konsultering eller printning.

Generer dokumenter fra eksisterende skabeloner

Brug skabeloner til at lave officielle breve, vælg fra mange forskellige formater og leveringsmåder inkl. fax, email eller printede breve.

Elektroniske signaturmuligheder til udgående kurer

Underskriv hvert udgående dokument elektronisk ved at bruge virksomhedens signatur eller certifikat. HDS Kurer understøtter de mest kendte elektroniske signaturer og er i overensstemmelse med al europæisk lovgivning om elektroniske signaturer, også for fakturaer.

Rapporter og statistik

Rapporter om aktiviteter og statistik om alle registrerede dokumenter i forhold til deres kilde, status eller håndteringstid.

Indeksering og søgning

Bruger begrænset søgning af dokumentsøgning ved brug af nøgleord eller andre filtre.

Se det i aktion