HDS Fakturering

Product_Invoice1

Gør din faktureringsproces hurtigere

Ved at automatisere en virksomheds faktureringsproces, kan den tid, der bliver brugt på godkendelse, væsentligt reduceres samtidig med at den overordnede medarbejderproduktivitet stiger.

HDS Fakturering automatiserer indsamling, indsendelse, sporing og betaling af udbyderfakturaer. Afhængigt af kundens specifikke behov, kan mange forskellige funktioner aktiveres. Systemet kan endvidere integreres med HDS Indkøb eller med in-house ERP systemer, eller det kan bruges på en stand-alone basis.


Hvordan fungerer HDS Fakturering:

  • Scan: scan indkommende regninger som en samtidigt/på en gang og send dem til HDS serveren via et special program.
  • Indekser: de fakturaer, der bliver modtaget af systemet, bliver indekseret og derefter præsenteret til godkendelse.
  • Godkend: det relevante ledelsesniveau godkender eller afviser fakturaen/-erne og en godkendelsesstatus-side bliver genereret.
  • Betal: efter godkendelse, bliver en betalingsrapport, som er defineret på forhånd efter kundens ønskede format, genereret. Denne rapport kan downloades.

Fordele ved at bruge HDS Fakturering

Reducer den tid, der bruges på data input

Automatiseret tegngenkendelse giver mulighed for at forberede regnskabsposter og dermed spare tid på ikke at skulle indlæse data manuelt.

Reducer den tid, der bruges på at godkende fakturaer

Automatiserede processer gør online styring af fakturagodkendelsprocessen mulig. Udgifter kan anfægtes og undersøges direkte i systemet. Meddelelser og statusopdateringer giver revisorer og andre parter løbende information om hvor langt godkendelsesprocessen er.

Du sikrer at data nemt kan spores samt at gældende lovgivning og andre regler overholdes

Alle skridt i godkendelsesprocessen bliver løbende dokumenteret. Det sikrer, at der er fuld overensstemmelse med fx. skattelovgivning, og at dokumenter altid kan spores af hensyn til regnskab og revision.

Hurtig og pålidelig kontoafslutning

Regningskumuleringer kan udregnes på ethvert givet tidspunkt i løbet af godkendelsesprocessen, så det er muligt at lave præcise forudsigelser både for virksomhedens og enkeltprojekters indtægter.

Accelerer hele fakturagodkendelsesprocessen

Papirløse processer gør som regel godkendelsesprocessen hurtigere, fordi de automatisk fordeler opgaver og støttedokumenter til dem, de er tiltænkt. Automatiske rykkere – og eskalering – sørger for, at godkendelser afsluttes til tiden.

Nøglefuktioner i HDS Fakturering

Automatisk genkendelse af regningsindeks (OCR)

Automatisk genfinding af indekser såsom udbydernavn, fakturanummer, fakturadato, fakturabeløb, og upload dem i systemet for yderligere fakturareference og analyse.

Match regninger med indkøbsordrer

Match regninger med indkøbsordrer, identificer uoverensstemmelser, og gå videre med godkendelse af faktura-uoverensstemmelser. Kan også bruges som stand-alone løsning eller integreres med “HDS Indkøb”.

Godkendelsesproces

En tilpasset fakturagodkendelsesproces i overensstemmelse med gældende regler for kundetilladelser. Meddelelser om nye fakturaer bliver automatisk sendt til alle relevante parter, og giver dermed mulighed for spørgsmål/svar og for eskalering, hvis den godkendende leder er væk, for sporing af fakturaer for at få overblik og for adgang til scannede billeder. Adgang til sporing og kommunikationshistorie.

E-arkiv

Arkiv af alle scannede fakturaer i PDF eller TIF format med mulighed for at søge, hente og printe scannede fakturaer.

Match fakturaer med indkøb

Match fakturaer med indkøbsordrer, når det bruges med HDS Indkøb.

Se det i aktion