Hamilton gør det muligt for MDS Pharmaceuticals at reducere omkostningerne, forbedre produktiviten og implementere ifølge gældende regler

Automatisering af udgifts- og rejseprocesser

Virksomheder

Merck Sharp & Dohme (MSD) er et datterselskab af det store medicinalfirma ($48 billion) Merck & Co., Inc. med 86,000 medarbejdere, som er spredt ud over mere end 140 lande. Siden det blev etableret som datterselskab tidligt, har MSD haft tusindvis af medarbejdere spredt udover mange forskellige datterselskaber, juridiske enheder og med financielle transaktioner, som hidtil har været afhængige af tid og ressourcekrævende manuelle papirbaserede forretningsprocesser.

Udfordringen

MSD havde behov for – indenfor en seks måneders periode – at indføre forretningsprocesser, som kunne få produktiviteten i hjemmekontoret til at stige, reducere rejseomkostningerne og sørge for at firmaets rejsesystem implementeres i fuld overensstemmelse både med intern koncernpolitik og eksternt med lokale regelsæt. Endvidere skulle løsningen umiddelbart kunne anvendes af brugerne og med så lille negativ indvirkning på IT og virksomhedens ressourcer som muligt.

Løsningen

Hamilton er ledende på det russiske marked både på levering af SaaS Rejse & Udgiftsrapport løsninger og blev udvalgt til at implementere en elektronisk udgiftsrapportløning for MSD pga. vores viden om de lovgivningsmæssige og proceskrav, der er nødvendige for korrekt implementering, samtidig med at vi har dokumenteret teknologierfaring i medicinalbranchen,.

Udgiftsrapportstyringen automatiserer administrationen af udgiftsanmodninger/-bilag, forretningsrejsegodkendelser og administration. Den simple proces starter med at medarbejderen laver en udgiftsanmodning, som efterfølgende går igennem en række af papirløse godkendelser, der tjekker overensstemmelse med eksterne og interne regler, godkender og ender tilslut i regnskabsafdelingen, som herefter kan få adgang til rapporter og statistik til at generere analytiske data.

Det betyder, at i dag behøver MDS blot at monitorere forretningsprocessen to gange årligt og takket være Hamiltons effektive arbejdsgangsmotor, kan virksomheden hurtigt lave nødvendige ændringer som følge af organisatoriske ændringer, tilføjelser/forandringer i gældende regelsæt, sammenlægninger og opkøb.

Resultaterne

Implementeringen af Hamiltons løsning udgjorde en meget lav financiel risiko for MSD. Besparelserne begyndte samtidig lige efter implementering af systemet på grund af forbedringer i produktiviteten, reallokering af medarbejdere til andre opgaver og generel omkostningsreduktion.

Af de mange fordele, som MSD oplevede, er især 3 værd at hæfte sig ved:

1. Fuld overensstemmelse med MSD koncern politik, lokale skatteregler og Sarbanes Oxley.
2. Mere end 60% månedlige besparelser på hjemmekontoret.
3. Mere end 20% månedlige omkostningsreduktioner takket være fuld omkostningskontrol.

Takket være den sky-baserede platform, er installation og vedligeholdelse af den anvendte software fuldstændig automatisk og firmaet behøver dermed ikke investere yderligere.

Beskyttede investeringer

  • Ingen store investeringer på forhånd
  • Multitenant arkitektur
  • Ingen stejle lærekurver
  • Nem tilpasning
  • Bedre adgang
  • Ingen vedligeholdelseshovedpine
  • Bruger support
  • Ingen forældede løsninger