Arrangements Udgifter

Product_Events1

Hold tæt kontrol med alle arrangements udgifter

Virksomheder, som organiserer markedsførings events, skal ofte styre store budgetter med mange bevægelige budgetlinier: mennesker, logistik, udbydere etc. I nogen industrier, fx. medicinalindustrien, er udgiftskontrol og sporing af udgifter essentielle for at kunne leve op til lokal lovgivning.

HDS Arrangements Udgifter tilbyder komplet budgetkontrol, central event planlægning og en klar godkendelsesproces, som lever op til gældende lovgivning og interne politikker, og dermed er perfekt for virksomheder, som organiserer mange arrangementer og som gerne vil optimere de omkostninger, virksomheden har til arrangementer. Større medicinalfirmaer som Merck og Johnson&Johnson bruger HDS Arrangements Udgifter til at få bedre kontrol over styringen af udgifterne til de mange arrangementer, de afholder hvert år.


Hvordan virker Arrangements Udgifter:

  • Arrangement forberedelse: Projekt definering (formål, hvem er projektleder – hvem godkender, begrundelse for et arrangement, liste over interne og eksterne deltagere, støttemateriale, der skal udvikles/er behov for). Det betyder, at fx. medicinalfirmaer, som bliver afkrævet speciel information/dokumentation for at leve op til gældende regler, kan registrere alle nødvendige dokumenter i systemet.
  • Budgetstyring: Så snart et arrangement er etableret i systemet og alle dokumenter uploaded, bliver budgettet oprettet i systemet og detaljeret i omkostning pr. kategori og pr. deltager.
  • Deklaration af omkostninger og udgifter: hotel reservationer (antal hotel rum og konference rum, inklusive omkostnings- og rumdetaljer, såvelsom ekstra faciliteter og udstyrsbehov) og honorarer til gæstetalere eller andre relaterede udgifter bliver registreret i systemet.
  • Foreløbig budget godkendelse: baseret på den information, der bliver indtastet i systemet, bliver et budget udregnet og en proces for kontrol bliver igangsat. Spørgsmål kan stilles direkte i dokumenthåndteringen, fx. om hvorvidt alle nødvendige støttedokumenter er inkluderet
  • Arrangementsplanlægning og endeligt budget godkendelse: arrangementsplanlægningsfirmaet bruger godkendte ordrer og information til at starte planlægningen, eller kan svare med et modtilbud. En ny – anden – godkendelsesproces bliver igangsat for at konfirmere det faktiske budget.
  • Post-arrangement: når et arrangement er afsluttet, bliver en komplet fil som indeholder alle dokumenter og relevant materiale (fx. gæstetaleres CVer) etableret og arkiveret af hensyn til evt. senere kontrol/revision. Denne information kan også bruges til at gennemføre regningskontrol overfor planlægningsfirmaet, og kan krydskontrolleres med papirregninger for ikke-aftalte ydelser eller overforbrug.
  • Rapporter: en konsolideret rapport kan etableres for hver periode, liste af arrangementer, budget pr. kategori og pr. arrangement.

Fordelene ved at bruge event udgiftsstyring

Budget kontrol

Få overblik over hvordan pengene bliver brugt på for bedre at kunne kontrollere dit faktiske budget. Fordel individuelle omkostninger på flere omkostningscentre.

Klart organisatorisk overblik

Få et komplet overblik over dit arrangement ved at bruge central planlægning og definition af omfanget, før projektopstart og viderelevering af projektet til et planlægningsfirma.

Spar tid med godkendelsesproceshåndtering

Få fordel af klare og fleksible godkendelsesdokumenthåndteringssystemer og spar tid på godkendelsesprocessen takket være meddelelser, påmindelser, status, overblik etc og mange godkendelsesniveauer (op til 10).

Fuld overensstemmelse med gældende lovgivning og virksomhedens politikker

Vær sikker på, at alle arrangementer er fuldt i overensstemmelse med globale retningslinier og lokal lovgivning, nødvendigt bla. er i den stramt regulerede medicinalvareindustri, og få dokumenter organiseret og struktureret, så de kan findes til senere kontrol og revision.

Opnå effektivitet

Spar tid og penge, når du organiserer events, ideelt for virksomheder med mange årlige arrangementer.

Se det i aktion

Klient anbefaling

Hos Johnson&Johnson i Rusland, bliver over 10 mio USD brug årligt på medicinalvare arrangementer (træning, uddannelse, information om nye produkter). For fem år siden, før virksomheden begyndte at bruge HDS Arrangements Udgifter, var organisering, godkendelser og sikring af overholdelse af gældende lovgivning altsammen del af en meget kompliceret dokumenthåndteringsproces. Allerede indenfor det første år, hvor virksomheden har brugt systemet, har fordelene været meget klare. Nu har ledelsen overblik over, hvordan pengene bliver brugt på arrangementer og kan dermed bedre kontrollere budgettet – det giver betydelige besparelser både på tid og penge. Eftersom omkostningsfordeling foregår pr. produkt, mens flere produkter ofte lanceres ved samme arrangement, har hvert produkt nu sin egen godkendelsesmatrix. Arrangements Udgifter giver mulighed for op til 10 godkendelsesniveauer og afvigelser i forhold til forskellige produkter kan let tilpasses i systemet. Endelig, den største fordel var imidlertid, at virksomheden har opnået en situation, hvor de er fuldstændig i overensstemmelse med gældende lovgivning: alle FCPA audits for medicinalvare events blev bestået i fin stil!