HDS Мениджър за електронна поща

Product_Mail-Manager1Автоматизиране на управлението на пощата

В днешният изключително свързан свят, претоварването на пощата е проблем, с който се сблъскват много организации. Управлението на кореспонденцията – входящи и изходящи писма, пакети, имейли и факсове – може да бъде предизвикателство.

HDS Mail Manager е SaaS-базирано решение за управление на пощата, което автоматизира регистрирането и обработката на цялата фирмена поща. Не само осигурява опростен процес на организиране на цялата кореспонденция, но също така и дава възможност за неговото проследяване и архивиране. Кажете “сбогом” на изгубените писма или пакети!


Как работи Mail Manager:

  • Всеки пристигащ имейл, писмо, факс или пакет се регистрира в системата, като услуга доставка или може да бъде сканирано и качено директно.
  • Автоматично се генерира уведомително съобщение (и се изпраща на получателя)
  • От служителите се иска да анализират вида на полученото писмо, т.е. дали това е иск от клиент, заявление за оферти за продажба или писмо от държавната администрация.
  • Въз основа на вида на писмото, системата изисква от потребителя да изберете следващото действие и лицето, на което е възложена задачата.
  • Нито едно писмо не остава без отговор или предприето действие. Това подпомага високото ниво на удовлетворение на клиентите, намалява излагането на риск и пропуснатите възможности за бизнес.
  • Освен това, всички изходящи писма и колети се регистрират. Куриерската фирма се уведомява и всички разходи по доставката са правилно проследени в системата. В края на месеца системата съпоставя доставките, декларирани във фактурата с всички доставки регистрирани в системата.

Предимства от използването на софтуера Mail Manager

Възможност за проследяване, архивиране и без повече изгубена поща!

Сканират се всички писма, имейли и входящи факсове, включително прикачени файлове, директно в системата за онлайн архивиране. Автоматично изпращане на известие по пощата до получателя, при регистрирането на даден документ или пратка.

Подробни характеристики

Управление на писма, имейли, факсове, входящите пратки

Управлява и архивира цялата фирмена кореспонденция, изпраща регистрираните документи и автоматично уведомява получателя за доставката. Системата позволява да се определят стойности на някои колети, като например приоритет, отдел и т.н.

Общ преглед на Работния процес

Веднъж регистрирани в системата, може да се зададе статус на всеки предмет и по този начин се знае кога е бил обработен, или дали трябва задачата да се пренасочи към друго лице, ако предварително определеният период е изтекъл.

Автоматично електронно архивиране

Сканираните документи могат да бъдат преразгледани и предадени на колегите за изпълнение в рамките на определен период от време. Всички документи и свързаната с тях информация се архивират в платформата и са лесно достъпни за бъдещо онлайн консултиране или печат.

Генериране на документи от готови шаблони

Използва шаблони за създаване на официални писма, като предлага избор от няколко формата и опции за доставка, включително по факс, електронна поща или разпечатано писмо.

Възможности за електронен подпис на изходящи писма

Всеки изходящ документ се подписва по електронен път чрез подпис или сертификат на фирмата. HDS Courier поддържа повечето известни формати за електронен подпис и отговаря напълно на европейското законодателство по отношение на електронните подписи, включително и тези за фактури.

Отчети и статистики

Осигурява достъп до отчети и статистики за всички регистрирани документи според техния източник, статус или времето за обработка.

Въвеждане и търсене

Потребителят може да ограничи търсеното в архивираните документи, като използва ключови думи или други филтри.

Вижте как работи