HDS Авансови отчети

Product_Expense1Автоматизиране на цялостния процес на отчитане и одобрение на разходите

HDS Expense автоматизира фирмените разходи и процесите на одобрение от създаването на разходния отчет до валидирането му, обработката и одита.

HDS Expense се хоства от Hamilton Business Application Cloud Hub и комбинира перфектното съчетание от стандартни функции и възможности за персонализиране, с цел да покрие всички потребности при отчитането на Вашите бизнес разходи.


Ключови предимства на HDS Expense:

Бърза обработка – ускорява създаването на заявка и одобрението за разходи
Увеличаване на видимостта – идентифицира и контролира прекомерните разходи
Гарантира законово съответствие – отговаря на фирмената политиката за командировки
Автоматизира отчитането – улеснява вътрешните и външни изисквания за законово съответствие

Предимства при онлайн автоматизиране на отчитане на разходи

Контролирани разходи

Чрез автоматизиране на процеса за отчет на разходите се контролират разноските, като гарантира спазването на фирмената политика за командировките и разходите и преди да представи доклада посочва, ако те са извън указаните норми. Има множество възможности за реакция от страна на мениджърите, при установени нарушения и за идентифициране на тенденции и варианти при разходи на служители,които активно да сведат до минимум излишните разходи.

Гарантирано нормативно съответствие

Обединява сложни регулаторни и вътрешни изисквания за отчитане, които често се различават между отделните държави и различните индустрии. Предлага стандартизирана платформа, базирана на най-добрите индустриални практики, персонализирани по език, държава или отдел.

Оптимизиран разходен отчет и процес на одобрение

Предлага онлайн решение, като автоматизира създаването на отчет за разходите на служители, като дава на мениджърите възможност за онлайн преглед и процес на одобрение, по този начин се оптимизира работата на счетоводството. Дава възможност за установяване на закъсненията спрямо уговорения срок и генерира доклади за директна интеграция на ERP системите в компанията.

Пригоден за местните нужди в глобален мащаб

Създаден да се пригоди автоматично към местния бизнес и законовите практики, управлява лесно множество световни валути, пътни разходи, местни данъчни стойности на ДДС, като автоматизира местни и чуждестранни ДДС декларации, ДОД и различни обезщетения, като гарантира пълно съответствие с различните данъчни закони, регламентирани дневни курсове, пробег на превозно средство, доклад за местни изисквани от закона отчети, данни на фирмената кредитна карта и други. Напълно приспособими и може да бъде конфигуриран за всеки регион или отдел.

Пълна прозрачност

Предоставя мощни инструменти за бизнес анализи с възможност за персонализиране на отчети по заявка за подробен анализ на данните за разходи, идеален за фирми с мобилни продажби и пътуващи мениджъри, които трябва да ги одобряват. Разширени възможности за задълбочени анализи относно намаляване на разходите с цел оптимизиране на преговорите с продавачи, управление на разходите и намаляване на измамите.

Мобилност

Осигурява мобилен достъп чрез приложения, предназначени за мобилни устройства, включително таблети и мобилни телефони.

Качества на онлайн отчети за разходи и одобрения

Hamilton Expense Report solution предлага много широка гама от функции. Тук са само някои от възможностите, включени в стандартното приложение.

  • Гъвкави работни процеси, които могат да се променят в движение
  • Потребителски интерфейс, който може да се конфигурира
  • Поддръжка на неограничен брой под-процеси
  • Мобилен достъп – таблет и мобилен телефон
  • Интегриране към външни ERP системи
  • Интегриране към външни пътни услуги или отчети за кредитни карти
  • Автоматизиран и персонализиран отчет
  • Отчитане на повече валути
  • Отчитане на повече пътувания
  • Съгласуване на кредитни карти
  • Задаване на фактурирани разходи на клиенти. Може да бъде създаден отчет.
  • Запазване на недовършени разходни отчети
  • Автоматична оценка на законовото съответствие
  • Автоматизиране и подготовка на печатни форми и отчети
  • Доклад за проследяване на номер, определен за всички отчети.
  • Добавяне на сканирани изображения на разписки за контрол, оценка на съответствието и счетоводните цели.
  • Разпределяне на баланса на главната книга по ред или по отчет
  • Разпределяне на разходните центрове по ред
  • Контрол на прилагането на валутни курсове
  • Отпускане на допустими и недопустими такси за различни разходи
  • Сигнализиране на съгласувани разходи
  • Предоставяне на коментари и предложения за корекции на инициатора
  • Възможност за пълно редактиране на договорени покупки от счетоводител
  • Одобряване на един разход или на цял отчет
  • Неодобрение на един разход или на цял отчет
  • Задаване на въпрос към инициатора или по друг процес, участващ в системата
  • Списък на одобрения с клеймо. Системата пази история с въпроси и отговори.
  • Изпращане на уведомления, в случай че одобряващия не реагира на време.
  • Делегиране на задачи за одобрение на друго лице, в случай на отсъствие на одобряващия.

Вижте как работи

Client Testimonial

Merck Sharp & Dohme (MSD) е дъщерно дружество на $ 48 милиарда фармацевтичния гигант Merck & Ко Inc като разполага с 86 000 служители, разпределени в повече от 140 страни. MSD се обърна към Хамилтън, водеща компания на руския пазар, както в предоставянето на SaaS решения за отчети за пътувания и разходи, така и в познанията си в областта на законодателните изисквания на процесите за съответствие, освен това е с доказан опит в технологиите във фармацевтичния сектор. Виж повече за проекта.