HDS Разходи за събития

Product_Events1Контролирайте стриктно разходите за събития

За компании, които редовно организират мащабни маркетингови събития често има значителни бюджети за управление, които включват много подвижни части: от хората до логистика на доставчици и други. В някои индустрии, като например фармацевтичните, пълния контрол и следене на разходите са жизненоважни за съответствие с наредбите и местните закони.

HDS Event Expenses предлага пълен контрол над бюджета, централизирано планиране на събитията и ясен процес на одобрение, който е напълно съвместим и перфектен за компании, които организират много събития и се надяват да оптимизират разходите. Големи фармацевтични компании, като Мерк и Джонсън&Джонсън използват HDS Event Expenses, за да могат да контролират по-добре управлението на организираните от тях събития.


Как работи Event Expenses:

  • Подготовка на събитието: Определяне на проекта (цел, кой командва, основание на събитието, списък на вътрешни и външни участници, необходимите поддържащи материали). Например: Фармацевтични компании, от които се изисква да предоставят конкретна информация за да са в съответствие със закона, могат да се въведат всички необходими документи в системата
  • Управление на бюджета: След като събитието е създадено и са качени всички документи се обявява бюджетът в системата, разходите се разпределят по категории и участници.
  • Декларация за разходи и разноски: Резервиране на хотел (брой хотелски стаи и конферентни зали, включително разходи и детайли за стая, както и необходимото допълнително съоръжение и оборудване) и таксата на гостуващия говорител или всички други свързани със събитието разходите се въвеждат в системата.
  • Предварително одобрен бюджет: Въз основа на информацията въведена в системата бюджета се изчислява и с установен валиден работен процес. Към този готов работен процес могат да се задават въпроси, като например дали са включени всички необходими документи, които изисква фармацевтичното събитие.
  • Планиране на събитието и окончателно одобрение на бюджета: Организационната агенция използва одобрени поръчки и информация, за да започне организирането на събитието или може да се отговори с контра-предложение. Стартира се втори процес на одобрение, с който се потвърждава реалния бюджет на събитието.
  • След събитието: В края на събитието се създава цялостен файл, който съдържа документи и доказателства (например, автобиографии на говорителите) с цялата прилежаща информация за разходите и се архивира за евентуални одити. Тази информация може също така да бъде използвана за контрол на крайното фактуриране от компанията, която организира събитието и може да бъде засечена, като бъде направена проверка чрез хартиените фактури за допълнителни разходи или излишъци
  • Отчети: Консолидирания отчет може да бъде създаден за период, списък от събития, бюджет по категория и по събитие

Предимствата от използването на управление на разходи за събития

Контрол на бюджета

Увеличава се видимостта за това как да се харчат парите за даденото събитие за по-добър контрол на действителния бюджет. Разпределяне на индивидуалните разходи в множеството разходни центрове

Яснота на организационния преглед

Дава цялостен преглед на събитието с помощта на централното планиране и определяне на обхвата, преди началото на проекта и предаването на агенцията организираща събитието.

Спестява време с готов работен процес за одобрение

Възползва се от ясни и гъвкави работни процеси за одобрение и спестява време при одобрението, благодарение на сигнали, статус, видимост и т.н., и няколко нива (до 10) на одобрение

Пълно съответствие

Гарантира, че събитията са изцяло съобразени със световните норми и местни закони, като например строго регулираните наредби във фармацевтичната индустрия, и документите са добре организирани за редовни проверки и одити.

Увеличаване на ефективността

Спестява време и пари при организирането на събития, което е идеално за фирми с множество ежегодни събития.

Вижте как работи

Атестация на клиент

В Джонсън & Джонсън в Русия, се изразходват над $ 10 милиона годишно за фармацевтични събития. Преди пет години, преди да започнат да използват HDS Event Expenses, организирането, получаването на одобрение и съответствието със законодателството е било част от сложен работен процес. Още през първата година станаха ясни ползите от използването на Event Expenses. Това да имат видимост как се изразходват парите за събития позволи на управителите до контролират бюджета по-добре, което доведе до значително спестяване на време и пари. Тъй като разпределението на разходите се извършва на база продукт и често множество продукти биват представяни на едно събитие, сега всеки продукт си има своя собствена матрица на одобрение. Event Expenses дава възможност до 10 нива на одобрение и различните продукти,могат лесно да бъдат въведени в системата. Най-голямото предимство беше постигането на пълно съответствие със законите: всички FCPA одити за фармацевтични събития бяха преминати блестящо.