HDS Договори

Product_Contract1Лесно и защитено управление на процеса на сключване на договори

Като се използват готовите работни процеси за създаването на договор и процеса на одобрение, компаниите могат за се възползват от по-бързи срокове на изпълнение и по-малко грешки. Това е от голяма полза за всички преговарящи екипи за нови договори за покупко-продажби. HDS Contracts управлява целия процес от създаването, обновяването и одобренията до защитеното архивиране за всеки тип договор.

Запознайте се с две световни предприятия, които използват HDS Contracts за да подобрят начина на управление на договорите си:

  • Мерк – използва HDS Contracts за управление на процеса сключване на договори за наемането на външни професионалисти в здравеопазването
  • Шнайдер електрик – използва HDS Contracts за управление на сключване на договори за продажби.

Ползите от автоматизираното одобрение на договори

Ефикасност

Автоматизираните работни процеси ускоряват процесите и елиминират човешките грешки, които са често срещани при ръчните процеси.

Гарантира одобрение на договора

Възможността бързо да се осигурят договори и да се получи одобрение намалява риска от започването на работата преди да са подписани договорите.

Увеличава видимостта

Управителите могат да видят точно, на кой етап от процеса на одобрение се намира договора, което им позволява по-добър контрол над екипите и проектите.

Формат одобрен от законодателството

Всички договори използват един и същи, одобрен и съвместим със законодателството формат. Всяко едно отклонение, трябва да бъде одобрено отново от съответните мениджъри.

Предимствата за екипа по покупко-продажби

Намалява времето за връщане на проекти за договори и елиминира закъсненията, дължащи се на процесите на одобрение извършвани на ръка. По този начин времето, необходимо за подписването на договорът е по-малко и изпълнението може да влезе в сила навреме…

Управлява това което е необходимо за съответствие

Гарантира задължителен преглед на договора и одобрение според политиките на компанията. Осигурява данни за целите на вътрешен контрол или за данъчни ревизии. Дава взможност за лесен онлайн достъп до договори в случай на съдебен спор.

Гъвкав за нестандартни или разновидни договори

Може да управлява различните договори, които се различават по продукт, пазар, отстъпки, консигнации, инвентар, т.н. или тези, които се различават по тип (поддръжка или договор за услуги), и да интегрира договори с партньори.

Отчитане и архивиране

Автоматично генерира стандартни фирмени отчети изброяващи договори, имена, дати, срок на договори, т.н., и ги архивира по електронен път с печати и подписи.

Напомняния за изтичането на договори

Намалява нуждата от ненужното подновяване или изтичане на договори, като тези за наем или застраховка, като използвате напомняния за предстоящи крайни срокове.

Допълнителни характеристики

  • Работни процеси за одобрение базирани на продукт, служител, отдел, т.н.
  • Осигурява множество предварително одобрени и оформени шаблони за договори.
  • За изключенията е включен и процес на персонализация.
  • Осигурява физически подпис и печат за подписване на договори.
  • Включва и календари с функция за напомняне за изтичащи договори.

Вижте как работи

Атестации на клиент

Екипът по продажбите на Шнайдер електрик, Русия е част от сложна дистрибуторска мрежа. Договорите варират според продукта, пазара, канала за продажби, т.н. Освен това нестандартните договори и тези с партньори могат да бъдат подлежащи на годишни подновявания. Шнайдер електрик имаше нужда от решение, което да автоматизира процеса на създаване и одобрение на договори, което да е достатъчно гъвкаво, за да позволява различните варианти. След внедряването на HDS Contracts, вече могат да управляват повече от 1000 договора годишно, включително подновяванията, които се извършват през ежегодния едномесечен период, за които договори компанията определя да бъдат обработени. Още повече, че системата може да генерира стандартни отчети с цялата прилежаща към договорите информация и да архивира цялостните подписани договори, заедно с печатите и подписите, за лесен достъп или отпечатване.

Атестации на клиент

Водеща фармацевтична компания, Мерк организира хиляди събития всяка година, за да осигури образование и обучение върху нови продукти, като използва предимно външни лекари и специалисти. В тази силно регулирана индустрия се изискват от всички участници трудови договори, които включват доказване на свидетелствата за правомощията и пълна документация на разходите. Редовно се провеждат одити и всички установени проблеми могат да бъдат много скъпи за компанията. MSD Русия имаше нужда от съвместимо решение за автоматизиране и контрол на процеса на сключване на договори за над 100 000, издадени поръчки за събитията годишно. HSD Contracts осигурява решение, което е просто и уеднаквено и все пак достатъчно гъвкаво, за да може да бъде пригодено за определени клаузи на говорителите и да може да управлява дори и доставчиците, които организират събитието. Цялата информация за квалификацията на всички доктори бива въведена и запазена в системата, което гарантира, че са спазени всички правила за съответствие. Информацията за събитието се добавя към одобрен изпълнител, така че всички договорни задължения могат да бъдат намерени на едно място. HDS Contract даде на Мерк средствата за автоматизиране на един изключително ръчен процес, като същевременно гарантира, че компанията остава ефикасна.